מוכנות לתערוכה
תערוכה היא עסק מורכב, אשר עם הכנה מוקדמת וארגון טוב, יכול להפוך למשהו נחמד וקליל במיוחד כאשר עובדים עם אנשי מקצוע שיכולים לתת מענה כולל לכל צרכי הלקוח. לפני שתירשם לתערוכה, שאל את עצמך מספר שאלות הנוגעות לצורך, יעד ומטרת התערוכה עבורך. במענה על שאלות אלו תתחיל את תכנון התערוכה ברגל ימין.
- מדוע אני מציג בתערוכה? כמובן שכאן יכולות לבוא שלל תשובות, כולן נכונות, כולן טובות, אך חשוב שתענה על כך בצורה ספציפית על העסק שלך בכדי להגדיר לעצמך את מטרותיך. להלן מספר דוגמאות לתשובות אפשריות: מעוניין לגייס לקוחות חדשים, סקר שוק, להעביר מידע לציבור המבקרים, לאסוף לידים (לקוחות פוטנציאליים), חשיפה...
- האם מתחריי מציגים באותה תערוכה? שיקול חשוב ברישום לתערוכה לכאן או לכאן. ייתכן ותשובתך תהיה לא ותרצה להציג באותה תערוכה דווקא מסיבה זו או להיפך...
- מה אני מעוניין להציג בתערוכה? חשוב שתגדיר מראש מהו נושא הביתן שלך ומטרתו. לפרסם מוצר חדש, שירות חדש, שדרוג של מוצרים קיימים, שדרוג תדמית וכו'.
- האם התערוכה הזו מתאימה לצרכיי? האם התאריך מתאים ללו"ז העסק שלך, האם מדובר בתערוכה בעלת ותק ומוניטין, המתחרים שלי מציגים שם או לא?, גודל התערוכה ועוד.
לאחר שענית על שאלות אלו, קיבלת מושג בסיסי לקראת מה אתה הולך ומדוע. עתה מגיע השלב לשאול שאלות שיכוונו אותך לפתרון התצוגה המתאים לך.
- מהו התקציב העומד לרשותי?
- האם אני מעוניין להשתמש במיתוג הקיים או לבצע עבודת מיתוג מיוחדת לתערוכה?
- האם יש מסר לקהל אותו ארצה להעביר או להבליט התערוכה?
- מיהו קהל היעד שלי? (גיל / מקומי / זר / לקוחות קיימים / לקוחות חדשים...)
- האם יש פרסומים עדכניים שצריכים להיות חלק מהתערוכה?
- מהן התשתיות (אם בכלל) שיידרשו לתצוגה? (מים / חשמל / אינטרנט / ביוב / טלפון וכו')
- עזרים טכניים לתצוגה נדרשים לצורך הצגת האובייקט? (מעמדים / ויטרינות וכד')
- היש צורך במסכים פלזמה ו/או הקרנה בכדי להעביר תכנים? (מצגת / סרט תדמית / הדמיות / פרסומת)
- כמה אנשים (עובדים מטעמך) יאיישו את הביתן / אזור תצוגה?
- מהי הגדרת השטחים בתוך שטח התצוגה שלך? (אזור ישיבה / מחסן / אזור תצוגה ועוד)
- אתה מתכנן לתת כיבוד קל ו/או שתייה למבקרים?
לאחר שענית על כל השאלות הללו, ההתעסקות שלך בתערוכה תהיה מינימלית שכן, אנשי המקצוע ידעו לקחת את תשובותיך ולהוציאן לפועל עד לשטח תצוגה / ביתן מושלם בתערוכה בה אתה משתתף.
לתהליך הקמת תערוכה מספר שלבים אותם תצטרך לעבור:
- רישום לתערוכה: עדיף להירשם מוקדם ככל האפשר, כך תזכה עצמך בשטח תצוגה העונה לדרישותייך ובמיקום מרכזי בתערוכה ואף אולי תזכה להנחה!
- איפיון התערוכה: עם ענית על השאלות מעלה, חלק ניכר מהאיפיון כבר בוצע. לאחר בחירת החברה מולה תעבוד, זה יהיה הזמן לשבת עם הצוות המקצועי ולגבש חומרים, צבעים, מיתוג וכד'.
- תקציב: קח בחשבון, כמו תמיד, שכל דבר עולה כסף. לכן קח בחשבון את הכל ומעבר. העיצוב, אנשי התפעול, שינוע, דפוס ועוד.
- בחירת אנשי המקצוע: קבל הצעת מחיר כוללת ומפורטת ככל האפשר בכדי למנוע אי אילו השגות. תן עדיפות לחברות שיוכלו לספק לך פתרון כולל מא'-ת' לכל צרכי התערוכה.
- שלב העבודה: תכנון ועיצוב עד לפרט האחרון כולל מידות, תשתיות, אישורים טכניים וקביעת לוחות זמנים.
- שלב הביצוע: הקמה תוך הקפדה על פרטי התוכנית והצרכים עד לשטח תצוגה / ביתן מוגמר.
- בתערוכה: זהו! הכל הוקם, המבקרים מגיעים וזה הזמן ליהנות מעט ומייד להתחיל בעבודה הקשה באמת והיא: להשיג את המטרות!
בהצלחה!
רונן מור ניהול וכתיבת תוכן לאתרים http://expo.rentcenter.co.il/
