סריקת מסמכים - רוצים לחסוך כסף? 

ככל שנוקפות השנים בכל עסק נצברים מאות ואלפי מסמכים. חשבוניות, תעודות משלוח, התכתבויות, הצעות מחיר, מסמכים חשבונאיים שונים ועוד, כולם תופסים שטח אחסון יקר.

ההוצאות על אחסון המסמכים אינן ההוצאות היחידות. כאשר עסק מחזיק מסמכים רבים, חיפוש מסמך מסוים מתוך ערימה של מסמכים מהווה בזבוז זמן יקר אותו ניתן להקדיש למשימות אחרות בעסק.

סריקת מסמכים מהווה הליך "ירוק" שמטרתו חסכון בייצור נייר, חסכון בשטחי משרד (חסכון באנרגיה הנדרשת לתפעול שטחים אלה), חסכון ברכישת קלסרים (שאף הם עשויים מעץ), חסכון באשפה ופסולת, חסכון בזמן איתור המסמך הרצוי ועוד.

בהנחה שהבנת את הצורך בניהול הידע של הארגון שלך באמצעות ארכיון דיגיטלי והחלטת שאתה צריך מערכת לניהול מסמכים, עליך לחשוב על אפיון המערכת הרצויה לך, בהתחשב בפרמטרים כגון: הגנה על המסמכים, גיבוי המסמכים, שיתוף מסמכים בין המשתמשים, הרשאות, קלות תפעול, יעילות וחסכון בעלויות.

כדי למקסם את החיסכון הצפוי ממעבר פעילות הארגון לארכיון דיגיטלי עליך לשאוף להכיר את מלוא היכולות של המערכת בה תבחר. הכרת יכולות המערכת תאפשר לך לחסוך בעלויות, לבטל כפילויות, להנגיש את המידע בקלות, לצמצם בעלויות הדואר, להקטין את שטח האכסון המיועד לקלסרים עמוסי מסמכים ועוד.

סריקת מסמכים ואחסונם בארכיון הדיגיטאלי יאפשרו לשלוף אותם בלחיצת כפתור ויחסכו לעסק זמן רב.