סריקת מסמכים ושמירתם בארכיון הדיגיטלי מסייעת לך לשמר את המסמכים של הארגון וליצור גיבוי דיגיטלי לידע של הארגון. ברגע שתסרוק את כל מסמכי הארגון לא תהיה לך סיבה לחשוש מהתבלות, נזק או גניבה.
את הקבצים שקיבלת מהסריקה אתה משלב בארכיון דיגיטלי הנשמר על גבי שרתים מאובטחים ומגובים באופן יומי שמבטיח שהמידע של העסק שמור.
יצירת ארכיון דיגיטלי מאובטח מאפשרת לך לקבוע ולהגדיר לכל עובד גישה למסמכים הרלוונטיים לעבודתו. לכל עובד נקבעת רמת הרשאות שאין לחרוג ממנה. בדרך זו אתה יוצר מידור ואבטחה לידע של הארגון.
כאשר אתה יוצר ארכיב מסמכים לארגון, ארכיב דיגיטלי המבוסס על אינדקס חכם, אתה גם חוסך בנייר. כשאתה סורק מסמכים לארכיון ממוחשב, אתה מייתר את הצורך לצלם או להדפיס מסמכים.
לחסכון בנייר יש משמעות כספית ומשמעות אקולוגית. אתה תורם את תרומתך הצנועה לקהיליית העצים הבינלאומית.
מה ניתן לסרוק כיום?
הטכנולוגיה מאפשרת כיום לסורקי המסמכים יכולות שבעבר ניתן היה רק לדמיין. טכנולוגיות הסריקה החדשות מאפשרות כיום מגוון פעולות סריקה כגון:
סריקת מסמכים מכל הסוגים והגדלים, סריקת תמונות לקבצים דיגיטליים ושימור תמונות ישנות, סריקת נגטיבים לקבצים, סריקת ספרים ישנים ואפילו חדשים, סריקת חוברות, סריקת מבחנים, סריקת תעודות זהות וכרטיסי ביקור, סריקת מפות ושרטוטים, סריקת פוסטרים, סריקת תצלומי אוויר ישנים ועוד.
ניתן לסרוק כיום את כל מסמכי הארגון ולשמור אותם בארכיון דיגיטלי כך שהליך סריקת מסמכים זה יסייע בפינוי שטחים רבים המאוחסנים בקלסרים ויאפשר יצירת קבצים דיגיטליים מערמות הקלסרים התופסים שטחי אחסון.
כמה טיפים לסיום
אם החלטת לסרוק את המסמכים של הארגון חשוב שתבחר בחברה המתאימה ביותר עבורך למשימה הזו.
על מה כדאי להקפיד:
- אם המסמכים שלך מכילים מידע חשוב אל תוציא אותם מחוץ למשרד. בחר חברה שמתאימה את עצמה לצרכים שלך ותגיע לבצע סריקת מסמכים בבית העסק שלך.
- לעיתים קרובות תזדקק למסמכים מסוימים וחשוב שתוודא שתוכל לשלוף אותם במהירות מהארכיון הדיגיטלי. לכן חשוב שהחברה תבנה לך אינדקס מסמכים המותאם במיוחד לצרכים שלך.
- כדי לוודא שכל מסמך נסרק (לעיתים עוברים בסורק שני דפים מחוברים ביחד) חשוב שתקבל מהחברה הסבר כיצד היא מונעת מקרים כגון זה.
- חשוב גם שהסריקה תהיה באיכות גבוהה כדי שניתן יהיה לבצע על המסמך OCR. הווה אומר שתהיה לך האפשרות להמיר את הקובץ הדיגיטלי למסמך בפורמט WORD שיאפשר לך לעשות עליו חיפוש ושינויים בתוכן.
- בדוק שלחברה יש יכולות להטביע חתימה דיגיטאלית על כל מסמך שנסרק. חתימה כזו מאשררת את תקפותו של הקובץ ביחס למסמך המקור.
בהצלחה!!!
דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, http://www.documents.co.il טל: 054-5880060 href="mailto:info@documents.co.ilinfo@documents.co.il">">info@documents.co.il
"מסמכים" - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון דיגיטלי, סריקת מסמכים. www.mismachim.co.il
