עד לאחרונה מקומות עבודה רבים לא הקפידו על דרישת המסירה של דוח נוכחות כדי לוודא שהעובד עומד לרשות המעביד בכל שעות העבודה.
תיקון 24 לחוק הגנת השכר תשי"ח-1958 (להלן: החוק) מחייב את המעביד לנהל פנקס ולתת לעובדיו תלושי שכר. בתלושי השכר נדרש המעביד לפרט את שעות העבודה של העובד, ימי העבודה, השעות הנוספות ועוד.
ישנם מעבידים שתופסים את השינוי העקרוני בחוק ובמציאות הקיימת כשינוי לרעת המעביד משום שלדעתם אינו מותאם לאופי ההעסקה בארגון. אולם בפועל, האמת היא שדרישות החוק שמחייבות את המעסיק ליצור דוח נוכחות עובדים מפורט עבור כל מועסק אינן בהכרח לרעתו - למה לא?
פיקוח על העובד באמצעות דוח נוכחות
המעביד צריך להוכיח שהעובד לא היה זמין לביצוע עבודתו במהלך שעות העבודה המפורטות ברישום. דוח נוכחות הוא הראייה הטובה ביותר העומדת לרשות המעסיק כדי להרים את נטל ההוכחה.
הפקת דוח נוכחות לפי דרישות התיקון מאפשרת הערכה יעילה של ביצועי העובד בכל חודש ולאורך תקופה. דוח נוכחות תקין לפי דרישות החוק צריך לכלול את מספר שעות העבודה בפועל, ימי העבודה בפועל, ימות עבודה פוטנציאליים, שעות עבודה פוטנציאליים ועוד.
כל הנתונים שצריכים להופיע במסגרת דוח נוכחות תקין מלמדים אודות יעילות עבודתו של העובד ומאפשרים למעסיק לעקוב בצורה מדויקת אחר תפקוד העובד, באמצעות דו"ח אוטומטי הנוצר ללא התערבות ידנית ומייעל את עבודתם של חשבי השכר ואנשי ניהול כוח אדם ומשאבי אנוש.
כך, הנפקת דוח נוכחות מסודר יכולה לאיים על עובדים שאינם מחויבים במלוא מאת האחוזים למקום עבודתם. בעזרת דוח נוכחות מסודר ניתן לקיים עם העובד שיחות הערכה שיכולות לתמרץ אותו לעבודה יעילה וטובה יותר. דוח כזה הוא השיטה הנוחה ביותר להשגיח על עבודה תקינה בארגון וככזה מגלה במהרה פגמים שיש לתקן וזה מבלי לפגוע או לכרסם בזכויותיהם של העובדים שמפגינים נאמנות ומסירות למקום עבודתם, משום שהם כבר עובדים בצורה יעילה.
מה הם האמצעים היעילים ליישום דרישות החוק ולהפקת דוח נוכחות מתאים?
הפקת דוח נוכחות יעיל אינה משימה מסובכת במציאות של היום. כיום ניתן למצוא בשוק מערכות בקרת כניסה ויציאה שונות שמאפשרות להפיק גם דוח נוכחות לכל עובד יחד עם הרשאות כניסה.
חשוב להקפיד לבחור במערכת שיש ביכולתה להפיק דוח נוכחות לעובד שעומד בדרישות החוקיות של תיקון 24. מערכות המסוגלות להנפיק דוח נוכחות מסודר חוסכות לארגון משאבים רבים משום שבחלק ניכר מהמקרים הן מייתרות את הדרישה להצבת שעון נוכחות פיזי או מילוי דוח נוכחות על ידי המנהל שיוחתם על ידי העובד.
