המשאב האנושי הינו אחד המשאבים הבסיסיים והחשובים ביותר של הארגון. ללא ניהול נכון של המשאב האנושי, הארגון יתקשה לרוב להגיע לרווחיות מקסימאלית. מערכות נוכחות עובדים וניהול זמן הן כלי עזר יעיל לניהול נכון ויעיל של כוח האדם של הארגון משום שהן מאפשרות למנהלי הארגון לשלוט במשאב בסיסי זה בצורה יעילה ולא באופן מסורבל כבעבר.
יחד עם זאת, על מנת להוביל לחיסכון אמיתי, ההטמעה של מערכות נוכחות עובדים וניהול זמן חייבת להיעשות באופן הנכון והמתאים ביותר לכל ארגון.
כיצד הטמעה נכונה של מערכות נוכחות עובדים וניהול זמן תסייע לצמצום העלויות?
הטמעת מערכות נוכחות עובדים וניהול זמן מאפשרת למנהלים השונים לקבל מידע חשוב אודות התפעול השוטף של הארגון. בעזרת יישום נכון של מערכות נוכחות עובדים ניתן לקבל מידע חשוב אודות נוכחות העובדים בעבודה, שעות העבודה של העובד בפועל במהלך היום, תפוקת העובד, הפסקות עבודה ועוד.
נתונים אלו, המתקבלים באמצעות הטעמה נכונה של מערכות נוכחות עובדים, חוסכים בהתערבות ידנית בישוב שכרו של העובד, תפעולו השוטף של הארגון ומקלה רבות על מחלקת ניהול משאבי אנוש.
בעזרת מערכות נוכחות עובדים ניתן גם לבנות מאגר נתונים שישמש את ראשי החברה כדי למצוא פתרונות לבעיות שבין העובדים והחברה שיטיבו עם הארגון והעובדים.
הטעמה נכונה של מערכות נוכחות עובדים יכולה גם לשפר את תפוקת העובדים בארגון. ראשית, סביר להניח שעובד שמודע שהמערכת בוחנת את נתוני העבודה שלו יעבוד בצורה יעילה יותר. ברם, גם אם מתקבלים נתוני תפוקה בעייתיים, העובדה שהמערכת איתרה את הבעיה מסייעת בפתרון שלה.
מערכות נוכחות עובדים - התאמה בין הארגון וסוג המערכת
ספקים שונים מציעים מערכות נוכחות עובדים שונות. יחד עם זאת, היעילות של מערכת מסוימת לארגון מסוים תלויה בהתאמה בין הארגון והמערכת. מערכות נוכחות עובדים שונות יתאימו לארגונים מסוגים שונים, עם מספר עובדים מסוים, מאפייני ארגון שונים ועוד.
במקום לייעל ולשפר את עבודת הארגון ולהעלות את הרווחיות, הטמעת מערכת לא מתאימה עלולה להוביל להפסדים. אחד היתרונות של מערכות נוכחות עובדים הוא היעילות שלהן ליצירת מדדים נוחים להערכת תפקודו של כוח האדם בארגון. כאשר המידע שמתקבל מהמערכת נכון ומהימן גם התוצאות של ההערכה והבדיקה מדויקות יותר.
מערכות נוכחות עובדים שאינן מוטמעות נכון מספקות למעשה מידע שגוי על הנעשה בארגון. מידע שגוי זה יכול גם להשליך על רווחיה הכלכליים של החברה משום שהוא עלול להציג מצג שווא לכן בחנו את הצע המערכות הקיים ומצאו את זו שהולמת בצורה הטבה ביותר את מאפייני הארגון שלכם.
