משתנים רבים אינספור משפיעים בצורה מכרעת ובאופן ישיר על כל תהליכי העבודה והיצרנות בחברה מסחרית מודרנית.
בעידן הטכנולוגי והתחרותי של ימינו מידת ההשקעה הנדרשת על מנת לשמר רמה מספקת של תיאום פנימי בין מחלקות שירות ותפעול רבות נעשית כמטלה בלתי אפשרית.
התהליכים הפנימיים מתרבים ומתרחבים לעומת זמינות המשאבים והזמן שנדרש להקצות בתור ארגון תחרותי לבקרה מסודרת.
באופן מכריע, מרבית החברות נעזרות בשירותי מערכת ניהול זמן בכדי להמעיט בנטל תהליכי הבקרה וארגון מטלות העובדים. אך כיצד נוכל לדעת ועל פי אילו קריטריונים נחליט איזו מערכת ניהול זמן תואמת את יעדיו ומבנה הארגון שלנו?
כפי שיעדים, קהלי יעד, תחומי שווק וסדרי גודל נעים ונדים בין חברה לחברה כך גם מבחר נותני השירות וספקי המערכות. מערכת ניהול זמן מאופיינת בייעודים שונים לפי דרישות ומשימות החברה.
נתונים שנלקחים בחשבון הם גודל החברה, מספר העובדים, מספר המחלקות, מספר התקשורות הפנימיות שנדרשות לבקרה ועוד שיקולים רבים אחרים המדגישים את חשיבותה של בחירה נבונה במערכת המותאמת לצרכי העסק.
היתרון התחרותי היחסי תמיד יהיה לצדה של החברה המשקיעה זמן יקר בארגון המשאבים באופן היעיל ביותר. ישנן מספר חברות מובילות בתחומן בארץ המתמחות במתן ייעוץ והטמעה של פתרונות מערכת ניהול זמן. שלב הברירה והבחירה הינו חשוב ביותר הרי לא נוכל להתאים מערכת הבנויה באופן שרירותי לתחום מסוים במגזר הפרטי לסדרי גודל של ארגון ממשלתי. לשם כך עלינו לבחור ולאפיין בדיוק את צרכינו אל מול צוות מומחה המספק ייעוץ בתחום מערכות ניהול זמן.
אין למהר ולפסוח על חשיבותו של תהליך ייעול באמצעות מערכת ממוחשבת אף אם בעבר הסתפקנו בשירותיה של מחלקת כ"א וניהול משאבים, באפשרותה של מערכת ניהול זמן להיטמע בתהליכים קיימים ולפי נורמות עסקיות ברחבי העולם. באופן שאינו מפתיע לעיתים גם עסק המתנהל למופת אינו יכול שלא להרוויח תוספת זמן, כסף ואף את ייצוב כוח האדם עצמו על ידי ניהול נכון באמצעות מערכת המיועדת לכך. לא רק בעל העסק יסבול מתהליכים לוקים בחברתו אלא ואף במיוחד העובדים עצמם.
מערכת ניהול מאפשרת למנהלי החברה להתעדכן בדבר התקדמות תהליכים, בעיות וכשלים בביצוע, תחזיות יעדים, עדכון נתונים בזמן אמת עד לרמת העובד היחידני, באופן שוטף ופרטני לאורך היום באם יימצאו במשרדי החברה או אי-שם בכנס מרתוני.
