ארכיב - הנחיות גנזך המדינה לניהול רשומות 

גנזך המדינה מפקח במסגרת אחריותו על תחום שירותי הגניזה והארכיב של משרדי הממשלה.

יחידת הפיקוח של הגנזך היושבת בירושלים , מבצעת ביקורת ופיקוח על אופן הטיפול האיחסון והרישום של רשומות המדינה.

 

יחידת הפיקוח עובדת מול מנהלי רשומות במשרדי הממשלה השונים אשר עוברים הכשרה מיוחדת לצורך מילוי תפקידם.

בתוך המשרדים עבור כל יחידה או אגף ממונה מנהל תיקיון אשר אחראי על צורת האריזה הרישום והארכוב של החומרים על פי הכללי הגנזך.

הוצאת חומר מהגנזך אל חברת הארכיב החיצונית או הוצאת חומר שהגיע זמנו לעבור לגנזך המדינה עובר בקרה על ידי מנהל הרשומות.

 

משרדים אשר אין בידם את הגורם המקצועי הרלבנטי , שוכרים בדרך כלל יועץ חיצוני לצורך ניהול פעילות הארכיב , כתיבת הנחיות ונהלי עבודה, מעבר על פעילות הרישום והאריזה, בחירת חברת ארכיב חיצונית אשר תשרת את המשרד, וכן בקרה על חברת הארכיב ובדיקה שהחומר האמור לעבור אל גנזך המדינה לצורך הפקדה לצמיתות אכן נרשם ומועבר כראוי.

 

יחידת הפיקוח המגיעה אל המשרד הממשלתי או לחברת הארכיב מבצעת גם פיקוח על המבנה הפיזי אשר בתוכו מאוחסן החומר ומאשרת את התנאים הרלבנטים לצורך שמירת הניירת .

בין היתר נבדקים , טמפרטורה ולחות מתאימים, כניסת אור למבנה, דלתות וחלונות, מידוף תקני, מניעת דליקות ואמצעי מיגון שונים, מניעת הצפות, מערכות אבטחה , אבטחת מידע, מערכות ניהול התוכן ועוד.

 

ברשות גנזך המדינה רשימה של חברות ארכיב מאושרות לגניזת חומר עבור משרדי הממשלה ויחידות הסמך.

 

להלן הנחיות לצורך ניהול תקין של רשומה עפ"י גנזך המדינה.

על הרשומה הנאותה להיות :

 

1. מהימנה – אמינה,מדויקת ומציגת נאמנה את פעולות הארגון. ניתן להסתמך עליה לשם פעולות עוקבות.
2. מקורית (אותנטית) – הגנה על הרשומה מפני שינויים לא מורשים כך שתישמר כפי שהייתה בעת שנוצרה ותמשיך ותשמש כעדות לפעילות שיצרה אותה. כל שנוי ברשומה מתועד באמצעות כלי בקרה ומעקב.
3. שלמה – שמירת כל המידע המבטא את פעילות הארגון. למשל הודעת דואר אלקטרוני עם קובץ וכו'.
4. נגישה – ניתן לאתר את הרשומה ולגשת אליה על ידי חומרה או תוכנה סטנדרטיים ולהציג את תוכן הרשומה לפי דרישת הארגון.
5. הקשר – בכדי שאפשר יהיה להבין את הרשומה, נדרש לשמור את ההקשר בין רשומות הארגון לפעולות הארגון שיצרו אותן וכן את הקשרים בין הרשומות. מתי נוצרה הרשומה,מי יצר אותה וכו'.

 

 

רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב  prism .

מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי

כלים שימושיים למאמר:  פרסם את המאמר   הדפס את המאמר   שלח לחבר   קישור ישיר למאמר   פניה לכותב המאמר   דווח מאמר בעייתי