כללי:
מתוקף חוק הארכיונים ועדכוניו השונים , חלה חובה על משרדי ממשלה , רשויות מקומיות ויחידות סמך ממשלתיות לנהוג על פי כללי והנחיות גנזך המדינה בכל הנוגע לשמירת חומר וכן לצורת העברתו להפקדה לצמיתות לגנזך המדינה.
כללים אילו חלים גם על חברות ארכיב אשר מאחסנות חומר עבור משרדי ממשלה , כל חברת ארכיב צריכה לפעול כפי דרישת הגנזך ולהעביר את החומר עם תום תקופת אחסנתו בארכיב.
אילו הן הנחיות עדכניות לשנת 2010 כפי שפרסם גנזך המדינה.
צורת ההכנה:
1. החומר המיועד להפקדה יועבר לעוטפנים העשויים קרטון מנילה 240 גרם לפחות,עם לשונית מתכת מצופה בפלסטיק ועם פס הידוק עשוי פלסטיק. אין להצמיד לנייר אטבים, גומיות או כל דבר אחר העשוי לפגוע בנייר לאורך זמן.
2. רשומות קרועות, יש לתקנן רק אך ורק בסרט הדבקה מסוג פילמו-פלסט בשולי הרשומה ובאזור ללא כתב.
3. על החומר להיות מסודר לפי סדר כרונולוגי,כך שהכרך הראשון יכיל את החומר המוקדם ביותר וכן הלאה.
4. אסור לאחד תיקים מקוריים ורק במקרים חריגים ניתן לצלם את המידע על כריכת התיק ולצרף את הצילום לתיק.
צורת הרישום על כל תיק המועבר לארכיב גנזך המדינה.
1. שם הגוף היוצר
2. כותרת התיק
3. הסימול המקורי של התיק
4. תקופת פעילות התיק
5. מס' זיהוי של התיק
6. כל מידע אחר הרשום על גבי התיק המקורי
התיקים יונחו במיכל כשגב התיק כלפי מטה ופתחו כלפי מעלה. יש למלא את המיכלים כך שיהיה ניתן לשלוף את התיקים מבלי לפגום בתיק או במיכל. יש לכסות את המיכלים במכסה תקני.
צורת הרישום על גבי המיכלים :
- שם הגוף המפקיד
- שם היחידה בגוף המפקיד
- כמות התיקים שנמצאים במיכל
- מס' מיכל
רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב prism .
מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי
כלים שימושיים למאמר: פרסם את המאמר
 הדפס את המאמר
 שלח לחבר
 קישור ישיר למאמר
 פניה לכותב המאמר
 דווח מאמר בעייתי
|
