בלבול ואיטיות הם תוצאה מובטחת של תנועה מפותחת!
הגדרה של תנועה מפותחת היא ? תנועה לא רגילה ולא הכרחית. זה כינוי גנאי לפעולות מיותרות שגורמות לעיכוב. פעולות כמו אי ציות, אי דיווחים, דיווחי שקר ורבות אחרות יוצרות תנועה מפותחת. הן גורמות לפעולות רבות מאוד שאינן הכרחיות כאשר רק האחת הנכונה נדרשת. כך שקבוצה יכולה להיראות מאוד עסוקה כאשר למעשה היא רק מטפלת בתנועה מפותחת.
בעסק שקיים בו מבנה ארגוני מסודר אז תפקיד על לוח ההתארגנות הוא הנקודה היציבה.
אם אין מישהו שממלא את אותו תפקיד אז המקום הריק יחולל בלבול. אם האדם שאמור למלא אותו אינו ממלא אותו באמת אז הבלבול אשר נמצא מטבעו באזור זה על לוח המבנה הארגוני יתעופף לכל עבר בקרבתו וגם במרחק ממנו.
כל מנהלת שמקבלת תנועה מפותחת יודעת מיד איזה תפקידים אינם ממולאים, מאחר שתנועה מפותחת היא הבלבול שהיה צריך להיות מטופל באותו איזור על ידי מישהו שנמצא בתפקיד. כאשר הטרמינל היציב הזה אינו יציב, התנועה המפותחת מתעופפת לכל עבר.
העברה מתפקיד לתפקיד בעסק במידה מופרזת מעודדת תנועה מפותחת מדהימה, מאחר שתפקידים לא ממש מוחזקים על ידי מישהו, משום שאנשים נמצאים בהם זמן קצר מידי. "כיסאות מוסיקליים" (העברות מתפקיד לתפקיד במידה מופרזת) יכולים להרוס עסק או אזור.
הפיתרון הוא להעביר אנשים דרך הכשרה מלאה כדי שישלטו בתפקידם ואז תתקבל היציבות המתבקשת.
אם באזור מרוחק ממך כמנהלת אין נקודה יציבה שאליה את יכולה לשלוח תקשורת ולהביא לכך שיטפלו בה, אז התקשורת שלך רק מכניסה תנועה מפותחת לאזור, ומה שתקבלי חזרה זה מבול של תשדורות ובעיות אך לא טיפול.
זו טיפשות להעביר תקשורת לאזור לא מאורגן מבלי לארגן אותו ראשית כל כדי שיהיה שם לפחות טרמינל יציב אחד.
לכן דרושה הגדרת מבנה ארגוני שהיא אותו סידור של אנשים, קווים ופעולות אשר מסדר את כל הבלבולים ומספק טרמינל יציב לכל אחד מהם.
מנהלת טובה מסדרת את כוח האדם באופן כזה שכל נושא יטופל על ידי טרמינל מסוים ולא שולחת תקשורות לכיוון של אזורים אשר אין בהם מי שיקבל אותן.התקשורת היחידה שלה עם מחלקה מסוימת צריכה להיות אך ורק בפן ה"סידורי" של המחלקה ולא של הביצוע אחרת היא מוצאת את עצמה מבצעת תפקידים של מישהו שאמור לבצע אותם ועוד אמור לקבל על כך שכר אך לא עושה זאת.
כל אזור שנותן למנהלת תנועה מפותחת יתר על המידה, הוא איזור שבו הטרמינלים שאמורים לבצע תפקיד מסוים לא מבצעים אותו הם לא מבינים כנראה מהו התפקיד שלהם ולמה.הם כנראה גם לא מכירים את המבנה הארגוני והבלבול חוגג..
הראיה לכך מבחינתך היא שאת מקבלת תנועה מפותחת
הפעולה שלך כמנהלת היא להביא לכך שמישהו יהיה שם, הכוונה להציב במבנה הארגוני עובד אשר יטפל באמת בנושא מסוים. התפקיד שלך כמנהלת הוא לדאוג להכשרתו ולספק לו את כל הנתונים לגבי התפקיד שלו כדי לא "להתעסק" באותו אזור ברמת הביצוע ורק ברמת הניהול.
אם תמשיכי לטפל בתנועה מפותחת של אנשים אשר אינם טרמינלים יציבים המטפלים באזורים שלהם את תיאלצי לעבוד קשה יותר מאשר לו לא היה שם אף אחד את תמצאי את עצמך יותר ויותר "מכבה שרפות"....כי אם לא היה לך מישהו בתפקיד אז לפחות היית מקבלת רק נקודה קטנה שלא מטופלת אך שיש תנועה מפותחת בגלל תפקיד שלא מבוצע כראוי אז את נאלצת להתעסק בהשלכות של זה על כל האזור.
אפשר לכתוב מגילות על הנושא הזה אך אין כל סיבה, תהיה אשר תהיה שלא להבין את העיקרון הבסיסי שאומר שכדי לשלוט בבלבול צריך להכניס רק סדר.
סדר נכנס בכך שאת בעצמך כמנהלת מהווה טרמינל יציב בעסק ורק על ידי ניהול נכון של לוח הארגון תוכלי למשוך קדימה את התנהלות העסק.
לכן הגדירי מראש מחלקות ותפקידים והעמידי מקצוענים בראשם וכך תוכלי להגשים יעדים מהר יותר מאי פעם.
יעל לוטן ? מנכ"ל לוטן תדמיות בע"מ.
מבוסס על עבודותיו של ל.רון.הבארד
יעל לוטן -מנכ"לית לוטן תדמיות בע"מ
www.lotan.org.il
מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי
כלים שימושיים למאמר: פרסם את המאמר
 הדפס את המאמר
 שלח לחבר
 קישור ישיר למאמר
 פניה לכותב המאמר
 דווח מאמר בעייתי
|
