הדרך המוצלחת לניהול דיון
דף הבית  >>   >>  הרשם | התחבר

הדרך המוצלחת לניהול דיון 

מאת    [ 03/03/2007 ]
מילים במאמר: 1027   [ נצפה 6409 פעמים ]
articles.co.il


 
 

הרשם כעת לרשימת התפוצה!
קבל דיוור אוטומטי של מאמרים חדשים
בנושאי עסקים
דואר אלקטרוני:

המושג דיון מוגדר כדו-שיח או רב-שיח בנושא שהוגדר מראש או מטרה שהוגדרה מראש, במהלכו מוצגות דעות ופרספקטיבות שונות של אנשים שונים שהדיון מקשר ביניהם ובסיומו מועלות מסקנות ומסוכמות דרכי פעולה המקובלות על כל המשתתפים. הצורך בקיום דיון עולה מתוך רצון לפתור בעיות בארגון, רצון להתמודד וללמוד נושא חדש ולא מוכר, רצון לקיום מיקח וממכר או מרצון להפיק לקחים מפעילויות בארגון. לדיון ניתן להתייחס בדרכים שונות המשתלבות זו בזו. ניתן להתייחס לדיון כאל הידברות או דיאלוג אשר מעוררים מחשבה אצל המשתתפים וגורמת להם להעלות רעיונות ולהתייחס בהחלטותיהם לרוב הסיבות האפשריות. לעיתים יש גם מקום לויכוח בדיון. ניתן להתייחס לדיון גם כאל משא ומתן, רוג'ר פישר וויליאם יורי קובעים 4 נקודות להתייחסות במשא ומתן: אנשים, הפרדת אנשים מהבעיה, אינטרסים, התמקדות באינטרסים ולא בנקיטת עמדה, אפשרויות, יצירת מגוון רחב של אפשרויות לפני החלטה ואמות מידה, ביסוס תוצאות עפ"י קריטריונים אובייקטיבים (פישר ויורי, 1983). דר' מיירון גורדון מדבר על 4 יסודות לישיבה, היסוד האישי הכולל רעיונות אישיים והשתלבות בצוות תוך שמירה על זהות עצמית, יסוד הצוות הכולל שיפור ביצועי הצוות, יסוד העבודה הכולל הגדרת פתרון ומעקב אחר הטיפול בנושא הנדון והיסוד הארגוני הכולל את המבנה הארגוני והאווירה המשפיעים על יעילות הישיבות (גורדון, 1988). כעת לאחר הגדרות המושג דיון ומתוך עיון רחב יותר בספרות ניתן לקבוע עקרונות לדיון אפקטיבי המוצגים כאן לפי סדר כרונולוגי של מהלך דיון:
דרך הזמנת המשתתפים. דיון אפקטיבי מתחיל מרגע הזמנת המשתתפים לדיון. ראשית, יש להחליט על נושא הדיון, לקצוב לו זמן, לערוך רשימת מוזמנים, לתאם עימם זמני הדיון ולזמנם. רצוי להזמין משתתפים המתמחים בנושאים שונים אשר יש להם קשר לנושא הדיון. משתתפי הדיון צריכים לבוא מוכנים לדיון ומצוידים במידע ונתונים אודות הנושא ואודות משתתפי הדיון האחרים.
התכנסות הדיון. כדאי שתהיה אווירה טובה וידידותית כבר מרגע ההתכנסות, חיוכים וקשר עין בין המשתתפים חשובים ונותנים נקודת התחלה טובה. קיום דיון צריך להיעשות בתנאים פיזיים נוחים. תנאים נוחים יאפשרו הורדת לחץ ומתח. אם מדובר בצדדים העוינים זה את זה יש לנהוג בנימוס ובכבוד ולראות את האדם העומד מעבר לעוינות.
מנהל הדיון. למנהל הדיון תפקיד מרכזי וחשוב בדיון אפקטיבי. הוא דואג ליידע את המשתתפים בסדר היום, מאפשר הקדשת זמן לכל סעיף ומאפשר לכל המשתתפים לומר את דבריהם בזמן קצוב. מנהל הדיון מציג את המשתתפים עפ"י תפקידם והקשר שלהם לנושא ומגדיר את מטרת הדיון. על מנת לנהל דיון פורה על מנהל הדיון להיות קשוב לרעיונות חדשים, לדאוג לקישור דברי המשתתפים לנושא הדיון ולעודד את אלה המהססים לומר את דעתם. מנהל הדיון צריך להיות ניטראלי. מנהל הדיון צריך לשמור שהדיון לא יוסט מהנושא ולמנוע הפרעות. עליו לסכם מדי פעם את הדברים הנאמרים ואיך הם מתקשרים למטרת הדיון.
מטרת הדיון. הגדרת מטרת הדיון ע"י המנהל גורמת למשתתפים להתייחס לעניין עצמו ולא לרגשות שהוא מעורר בהם. חשובה הגישה העניינית לנושא. הגדרה של המטרות ומתן הנחיות גורמת להתמקדות בנושא עצמו ומונע גלישה לנושאים אחרים. כמו כן יכול מנהל הדיון להתחיל במספר שאלות מנחות שיטוו את מהלך הדיון. ניתן גם למנות את אחד המשתתפים לביצוע רישום של הסכמות. הדבר מאפשר חזרה אחורה כדי לראות על אלו נושאים או נקודות נדונו כבר.
התמקדות באינטרסים. יש צורך בהצגת האינטרסים של המשתתפים בדיון והכרה בעובדה שיש לעיתים אינטרסים מנוגדים. אין לנקוט עמדה שתגרום למשתתפים להתבצר במחשבותיהם. כאשר מתששפים בדיון צריך לנסות להעמיד את עצמנו במקומו של האחר ואז ניתן לקבל מושג על עמדתו, דעתו או האינטרס שלו.
במהלך הדיון:
תקשורת בין אישית. הסרת מחסומים בין המשתתפים. צריך לצאת מנקודת הנחה שכל המשתתפים זכאים להביע דעתם. חשוב להקשיב לדברי המשתתפים ולאפשר להם לדבר ללא הפרעות. חשוב לכבד את הנאמר ולגלות סובלנות גם אם זה לא מקובל על משתתפים אחרים. הקשבה היא מילת מפתח, הקשבה במובן של פתיחות ונכונות לקבלת הדברים הנאמרים, שאיפה להבין את הנאמר, להראות עניין, לחפש הבהרות. לשאוף גם להיות מובן. יש לשאוף ששאלות ונושאים שאינם ברורים יקבלו תשובות והסברים במסגרת הדיון. תגובה לאחר הבנה ובירור תהיה מדויקת יותר. לשפת הגוף יש תפקיד גדול מאד בתקשורת הבין אישית, תנועות הגוף והעיניים מדברות ומספרות על רגשות ומחשבות המשתתפים, רצוי ל"האזין" להן, כך ניתן יהיה ללמוד ולפרש את התנהגות משתתפי הדיון האחרים וזה יעזור לנו לגלות נדיבות כלפיהם. אם אנו הדוברים בדיון עלינו לדבר ברורות, בקול רם, בשלווה, ללא לחץ. להשתמש במילים פשוטות ולא להשתמש במונחים שלא יהיו ברורים למאזינים, לדבר במונחים של אני עצמי, כלומר, על רגשותינו ועל דעתנו. יש צורך לקחת ולתת זמן תגובה לדברים שאנו אומרים או נאמרים בדיון.
אמינות. כדי לנהל דיון אפקטיבי יש צורך שמשתתפי הדיון יתכוונו לדבריהם ויתכוונו לבצע את ההחלטות שהוחלטו, צריך שתהיה להם מחויבות להחלטות. הכוונות, הדעות והאמירות שמועלות בדיון צריכות להיות אמיתיות ונובעות היישר מהיושר וההגינות הפנימית אחרת לדיון לא תהיה תועלת.
מעורבות רגשית. יש לשאוף להפריד את הרגשות מהבעיה העומדת לדיון. דיונים רבים נערכים באווירה טעונת רגשות ולמרות השאיפה להפרדה אין זה תמיד אפשרי. במקרה כזה צריך לעשות מאמץ לקבל אותם ולהכיר בהם שהם קיימים, צריך לאפשר ביטוי כעס ותסכול. אפשרות ביטוי לכעס משחררת ולאחר מכן ניתן לדבר על דברים בהגיון.
אפשרות להעלאת רעיונות. יש לאפשר למשתתפים להעלות רעיונות ללא חשש מביקורת או שיפוט, לתת למשתתפים לבטא את דעותיהם, מחשבותיהם ואת יכולתם המקצועית והאישית. באופן כזה, הנושא יעובד מכל ההבטים וניתן יהיה להגיע להחלטה הטוב ביותר ולתוצאה הטובה ביותר.
בסיום הדיון:
העלאת אופציות לפתרון ודרכי פעולה. לאחר שלב העלאת הרעיונות, העברת המידע ולפי הזמן שהוקצב מראש ניתן להגיע לשלב של אופציות לפתרונות או דרכי פעולה. כאן מקומה של עבודת הצוות בה מדרגים את האופציות לפי הסיכויים שלהן לפעול באופן היעיל והטוב ביותר שישרת את האינטרסים של כל משתתפי הדיון. צריך לשאוף ליצירת מגוון רחב של אפשרויות לפני החלטה.
החלטות ובקרה. החלטות יש לקחת על המשך פעולה, פתרון לבעיה או מטלות לעתיד. רישום החלטות בצורת יעדים לביצוע מפורטים ומוגדרים. יש להחליט מיהם אנשי הביצוע, מי עושה מה?, מיהם אנשי הבקרה, מהם המדדים לבקרה ולהצלחה. החלטות אלה יבוססו עפ"י אמות מידה אובייקטיביות והוגנות. בסיכום הדיון ניתן לראות איך עלו מאמצי המשתתפים על מנת להעריך את התהליך לעומת המטרות וצריך גם להחליט על דרך מעקב אחר התהליך. לסיכום, ניתן לומר שהדיון מאחד בתוכו מיומנויות עסקיות ואישיות רבות. במהלך דיון מוצלח ואפקטיבי באים לידי ביטוי כללים של קבלה ומתן משוב, כללים לפתרון בעיות, יש בו אלמנטים של ניהול זמן ועבודת צוות ויש ליישם בו כללים למניעת חסמי תקשורת. כל משתתף בדיון רצוי שישמור על זהות עצמית תוך הבלטה של הכישורים האישיים ויחד עם זאת לדעת איך לעבוד בצוות ולהבין עמדתם של השותפים בדיון.
רשימה ביבליוגרפית 
1. פישר, רוג'ר ויורי, ויליאם. 1983, סיכום חיובי לשאת ולתת בלי לוותר, תל-אביב, הוצאת כיוונים בע"מ.
2. גורדון,ד"ר מיירון. 1988, ניהול ישיבות ביעילות, ניו יורק, הוצאת אור עם בישראל.
חגית גלטנר בעלת תואר ראשון במינהל עסקים התמחות במימון.
20 שנות ותק כמנהלת חשבונות בכירה.
עוסקת בכתיבה יצירתית ועריכת מצגות
hagitgel@bezeqint.net

מקור המאמר: Articles.co.il/חגית גלטנר


אהבת את המאמר? שתף בבקשה!

תגיות של המאמר:

תגובות למאמר:

  • ציטוט אקדמי של המאמר לפי כללי APA:
    גלטנר, חגית. (03/03/2007).  הדרך המוצלחת לניהול דיון. [גרסה אלקטרונית]. אתר מאמרים.
    נדלה בתאריך:20/09/14 מ:http://www.articles.co.il/article.php?id=7115

  • ציטוט אקדמי של המאמר לפי כללי MLA:
    גלטנר, חגית. "הדרך המוצלחת לניהול דיון" . [גרסה אלקטרונית]. אתר מאמרים. 03/03/2007
    נדלה בתאריך:20/09/14 מ:http://www.articles.co.il/article.php?id=7115


  •  מאמרים אחרונים בקטגוריה ניהול
       ניהול מונע שחיקה
       ניתוח יתרונות וחסרונות- ניתוח להצלחה עסקית
       תוכנית עסקית- תכנון מקדים להצלחה בעסקים
       אומץ ניהולי ומאפיניו
       הצלחת העסק- הגדרת חזון ויעדים
       הצלחת העסק- העובדים כשחקני נשמה
       מה זה אסטרטגיה עסקית
       קבלת החלטות צפנים ופענוחים אניגמה או מדע?
       12 דרכי פעולה בעסק שלי בעת חירום.
       איך לרכוש מוצרים בסיסיים לעסק, לבית או למשרד - בזול
       תיאור יחידת ה- IT בארגונים בינוניים והקונפליקט הכרוך בניהולה
       כך תפתחו מסעדה חדשה באופן חלק
       לעזור ללקוח להבין מה רוצים ממנו
       מה גורם לאנשים להמליץ
       כיצד לבקש הלוואה מהבנק


     מאמרים נצפים ביותר בקטגוריה ניהול
       מנהיגות ומנהיגים
       חשיבה יצירתית
       ניהול צוות - האתגר שבביצוע
       חוזה התקשרות עם קבלן (פרילנס)
       עבודת צוות
       המקצוע:ניהול מכירות
       שלגייה ושבעת הגמדים - שבע תכונות הנדרשות למנהיגות אמיתית
       הקשר בין מאפייני אישיות סגנון ניהולי או מנהיגות נתפס ברמת יכולות אינטליגנציה רגשית
       אימון מנהלים - מנהל טוב
       על מנהיג ומנהיגות
       רעיונות לפעילויות בנושא עבודת צוות
       בחירת מסלול קריירה והעדפות קריירה
       מיצוב
       BSC סרגל הישגים מאוזן - הרבה יותר מעוד שיטת ניהול.
       אימון אישי: מנהלים וסגנונות ניהול


    מאמרים

    ©2014
    כל הזכויות שמורות

    מורנו'ס - שיווק באינטרנט

    אודותינו
    שאלות נפוצות
    יצירת קשר
    יתרונות לכותבי מאמרים
    מדיניות פרטיות
    רשימת כותבים
    כותבים מומחים
    עלינו בעיתונות
    מאמרים חדשים
    פרסם אצלנו
    לכותבי מאמרים: פתיחת חשבון חינם
    כניסה למערכת
    יתרונות לכותבי מאמרים
    תנאי השירות
    הנחיות עריכה
    לבעלי אתרים:



    מדיה חברתית:
    חלון מאמרים לאתרך
    תנאי שימוש במאמרים
    ערוצי מאמרים ב-RSS Recent articles RSS
    כתיבת מאמרים

    מאמרים בפייסבוק מאמרים בטוויטר מאמרים ביוטיוב