ארכיב - היתרון לארגון בניהול רשומות וארכיב  

צריכה להיות תרבות ארגונית המכילה ומלמדת את העובדים לנהל את המידע באופן רציף , עקבי ומסודר.

תפקוד הארגון נשען על בסיסים אילו ויכול לתת יעילות , רווחיות ובהכרח שרות יותר טוב ללקוחות וגם למקבלי שרות פנימיים בתוך הארגון כגון מנהלים.

מספר יתרונות בנושא שירותי ארכיב הארגוניים:  
1. התוכן בארגון הופך לזמין יותר , כל מנהל או עובד יודע איך להשיג את המידע ומה לעשות איתו , חשוב מאוד לסנן את המידע כיוון שבאוקיינוס המידע שמציף את הארגון חשוב לדעת במה להתמקד ואת מה לשמור , חשוב גם להקפיד לשמור את הרשומה לפרק השמן הנדרש ולא מעבר לכך שכן לאחר פרק זמן זה היא הופכת למטרד ולעול בניהול יעיל של מערכת המידע. המדובר גם ברשומות נייר ומסמכים וגם ברשומות אלקטרוניות.

2. מרגע שיצרנו רשומה על פי הכללים והתקנות של הארגון , זה מהווה כלי מדידה יעיל ליכולותיו ואיכותו של הארגון , נדבך זה גורם להליכי עבודה מסודרים ולעילות של גורמים שבאים במגע עם המידע, לעיתים זה גם יוצר בירוקרטיה פנים ארגונית שעלולה להוות האטה בפעילות השוטפת לכן יש ללמוד את הליכי העבודה בארגון ולראות אילו רשומות הן הכרחיות ואילו לא, וכן לא לייצר רשומות שאינן רלבנטית לפעילות הארגון, לא לתת אפשרות לגישה לרשומות למי שאינו צורך אותן ומי שלא צריך אותן.
3. מרגע שרשומה נוצרת היא צריכה להיות מגובה, כיוון שהנזק באובדן רשומה גדול בארגון אשר נשען על מידעים שונים ההכרחיים להמשך מתן שרות ללקוחות או לפעילות פנים ארגונית, ניהול נכון של רשומות מקטין עם כן את הסיכוי לכך שילכו לאיבוד.
4. אבטחת מידע – מרגע שרשומה נוצרת ומנוהלת ניתן לשלוט בה , גם בצורה פיזית כמסמך וגם על המחשב , ניתן להחליט למי היא נגישה ומי יכול להשתמש בה או לשנות אותה. בכך שניתן לנהל את הרשומה ניתן להגדיל את יכולת הארגון לשמר את סודותיו ואת יכולותיו ואבטחת המידע מגינה על הארגון מפני נזקים חיצוניים ופנימיים.
5. יעילות בעבודה- מרגע שרשומה עולה כרשומה אלקטרונית או נסרקת – יכולים לעבוד עליה בו שמנית מספר גורמים, באותו משרד, בסניפים שונים ברחבי הארץ ולהוסיף לרשומה נדבכים נוספים כגון מידע רוחבי המקושר ל"מטה דאטה" של הרשומה או מידע אופקי המתייחס לרבדים נוספים הקשורים  

 

רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב  prism .

מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי

כלים שימושיים למאמר:  פרסם את המאמר   הדפס את המאמר   שלח לחבר   קישור ישיר למאמר   פניה לכותב המאמר   דווח מאמר בעייתי