ארכיב 

האם מיקור חוץ הוא בהכרח התשובה הנכונה לשירותים מחוץ לארגון שלי? ובכן התשובה לזה היא שלא תמיד. ישנם משתנים רבים המשפיעים על כל ארגון לבחור להוציא שירותים אותם הוא מנהל בעצמו אל חברה חיצונית שתעשה זאת עבורו. המוטו שמלווה אותנו כבר שנים רבות הוא: "תעשה את מה שאתה עושה הכי טוב בעצמך, וכל השאר במיקור חוץ!!"

בטח שאלת את עצמך האם זה המקרה במתן שירותי ארכיב והתשובה המתבקשת היא שכן.
השיקול הראשון והמרכזי של ארגון הוא חיסכון בכסף. כ- 80% מהמבקשים לבצע שירותי ארכיב מתחילים בשאלות הנוגעות לכסף ורק לאחר מכן מתפנים לפרמטרים שיכולים לחסוך לארגון ולמעשה שווים כסף כגון: חיסכון עקיף בכוח אדם שלא יצטרכו לטפל בארכיב, חיסכון במקום שיכול לשמש שטח עבודה לעובד, חיסכון בהדברה ואמצעים נוספים שנועדו להגן על ארכיב המשרד, קניית ציוד לאחסון הארכיב ואפילו בביטוח. זהו חיסכון עקיף, הנוסף לניהול החכם, המהיר היעיל, תוכנת המחשב שניתנת, אבטחת המידע והניסיון שלא נלקחים בחשבון כאשר שוקלים את שירותיהם של חברות ארכיב.

ארגונים רבים ממשיכים לצבור ניירת במסדרונות או בחדרים עד שהם נאלצים להרים ידיים ולבקש סיוע מחברת ארכיב. בשלב זה מתחיל תהליך של בדיקת עלויות או חלופות ומבינים שבעצם לשכור מחסן, או להעביר את החומר למכולה בחצר של סבתא במושב, או לשים במרתף מתברר כלא כדאי.
בשביל עלות שולית של 4 ש"ח לקלסר לשנה, הארגון מקבל שירות שנותן יתרונות עצומים שמשדרגים אותו ומעצימים את הארגון בכל רמות ניהול המידע. לארגון יכולת טובה יותר לטייב נתונים, לאגור נתונים, לשנע נתונים, לעבד נתונים ובעיקר לא לאבד יותר נתונים שחשובים ואקוטיים לארגון.
מיקור חוץ בתחום שירותי ארכיב הוא אכן התשובה לכל ארגון. בעשור האחרון עם פריצת מהפכת המידע והחשיפה לאפשרויות רבות בפני הלקוחות , לקוחות רבים פנו לקבלת שירותי ארכיב במיקור חוץ. מרגע שהלקוח ראה את היתרונות העצומים הגלומים בשמירת ניירת ומסמכים באופן מקצועי וזול, סריקת מסמכים ואפשרות לנהל את המידע בעצמו, הדרך לבחירת קבלת שירותי ארכיב הייתה פשוטה וברורה.

רונן כהן צמח בעל תואר שני מוסמך מנהל עסקים בהתמחות מערכות מידע משמש כמנכ"ל ובעלים של חברת ארכיביון מקבוצת ארכיב גרופ. החברה משרתת אלפי עסקים ברחבי ישראל במתן שירותי ארכיב . בנוסף משמש רונן כיו"ר ארגון חברות הארכיב תחת איגוד לשכות המסחר וכן כמנהל ארכיון מוסמך מטעם גנזך המדינה. רונן חבר כנציג ישראל בארגון העולמי של חברות ארכיב  prism .

מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי

כלים שימושיים למאמר:  פרסם את המאמר   הדפס את המאמר   שלח לחבר   קישור ישיר למאמר   פניה לכותב המאמר   דווח מאמר בעייתי