שיפור ביצועי הארגון בכל רמות הפעילות התוצאות אינן משביעות רצון, אתה יודע שהארגון שלך מסוגל ליותראתה מרגיש במעומעם בעיות שאינך יכול להגדיר באופן מילולי והגיוניהעובדים מגלים עצבנות וכעסים, העומס גובר, התפוקה יורדת, מה נשתנה הלילה הזה ? אם הסיטואציות הללו מוכרות לך, סימן שקיבלת איתות, הגיע הזמן לעשות בדיקה מחודשת של פעילות הארגון.לפניכם כמה טיפים שיסייעו לכם לחוש את הדופק , התהליך מורכב ודורש התעמקות במכלול פעילויות הארגון, חשיבה יצירתית ויכולת ניתוח מערכתית : ח
קר מצב קיים - ניטור תהליכים - עברו על כל התהליכים המרכזיים בארגון, בדקו תפוקות ותשומות. חשבו, האם יש מטלות חדשות שצצו פתאום (פרי יצרתם של עובדים מוכשרים) כאלה שאינן נחוצות לכם? האם יש מקום לצמצם את הפעילויות הנעשות ולהכניס אחרות במקומן? לכל אחד מאתנו ניתנה היכולת לחשיבה עצמית ועצמאית, לעתים חשיבה זו אינה משרתת את מגמות הארגון, נתבו את החשיבה של העובדים (ובאמצעותה את הביצועים) לכלי שרת בידכם.
בדיקה מחודשת של תחומי אחריות וסמכות בארגון - תחומי אחריות יוגדרו כפונקציות שעל העובד למלא/לעשות במהלך עבודתו, ואילו תחומי סמכות - הם נושאים בהם העובד יכול לקבל החלטה .מבנה ארגוני מסייע בהגדרות סמכויות, במידה ובארגון שלכם יש כפיפות שונה במצבים שונים (כמו במצבי חירום או כפיפות למנהל איכות) יש לדאוג לתרשים ארגוני מתאים לכל מצב, מעודכן וידוע לעובדים.
שימור תיעוד וארגון המידע - רצוי להקדיש מחשבה להגדרת נושאים אלה: סווג מסמכים לקטגוריות שונות, קביעת תקופת שימור, אופן השימור, מיון כל מסמכי העזר (רק הרלוונטיים צריכים להיות בשימוש) האם המידע שנחוץ לנו אכן מתועד בסופו של דבר ?
תכנית עבודה - התכנית מוציאה לפועל את המסקנות הנובעות מניתוח הנתונים שנאספו מכל רמות הארגון . התכנית תתאים ליכולות הארגון, תהיה ברורה וישימה למנהלים ולעובדים, וייקבעו בה יעדים מדידים לבדיקת האפקטיביות.
מנגנון של מערכת המבקרת את עצמה באופן מחזורי - למנגנון זה שני תפקידים חיוניים ביותר, האחד - הטמעת התכנית החדשה שגובשה בקרב העובדים והמנהלים, והשני - ללוות את הארגון בתהליכים עתידיים, לצמצם פערים, לזהות הזדמנויות לשיפור, להיערך ולהסתגל לשינויים הנדרשים. אני בוחרת לתת יעוץ ארגוני ע"פ הגישה הניהולית, החוקרת את תהליכי קבלת ההחלטות בארגונים, תוך התייחסות למטען האישי והסתגלות הדדית בין "יחיד-ארגון", ולשלב בה מושגים ושיטות של מערכת איכות ת"י 9001:2000. תמונת העומק שיוצר היועץ הארגוני יחד עם הארגון חושפת משברים ,אי סדרים, קונפליקטים וניגודים הדורשים בדיקה ושינוי - ארגון מחדש. רה-ארגון נכון מאפשר ניווט מחודש וממוקד להובלת הארגון להצלחה. אם הייתי מבקשת להגדיר את התוצר של היועץ הארגוני במשפט אחד, הייתי אומרת שזה השביל שהוא מותיר אחריו. שביל המוביל לדרך של מצוינות, ומבטיח לארגון צעידה בטוחה ומרתקת .
קלייניקוב מילנה
ניתוח ביצועים וליווי תהליכים ארגוניים
מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי
