תוכנית אב לבינוי היא תוכנית לטווח ארוך הפורסת את השינויים המתוכננים במבנים ובשטחי הארגון.
חברות הי טק וארגונים פיננסים גדולים מאכלסים שטח של אלפי ועשרות אלפי מטרים רבועים. היקף שטח כזה מתאפיין בפריסה במבנים עם ניצולת שטח ותכנון לא אחיד ומבנים פחות נוחים ויעילים עם הוצאות אחזקה ותפעול גבוהות יותר. המרחק וההניתוק בין העובדים גורם לבזבוז זמן מיותר ומקטין את יעילות העבודה.
משאב השטח כרוך בהוצאה ישירה על שכירת ואחזקת שטחים לא יעילים בהיקף של מליוני שקלים בשנה, עד עשרים מליון בחברות הגדולות, ובהוצאות עקיפות בגין פגיעה בתהליך העבודה ובביצועים בהיקף כספי גדול יותר.
קשה מאוד לבצע שינוי יסודי בפריסת כל שטחי הארגון בזמן ביצוע קצר מכיוון ששינוי משמעותי בהיקף שטח כל כך גדול פוגע בתפקוד הארגון ומעמיס הוצאות גדולות.
רק מהלך של הכנת תוכנית אב לבינוי המיושמת במשך מספר שנים, מאפשר להתארגן כראוי ולהתבסס על ניתוח צרכים, לקוחות, מתחרים והמציאות הכלכלית המשתנה. תוכנית אב לבינוי תאפשר לבצע ביעילות תהליך שינוי ארוך, לרכז שטחים, להקטין עלויות ולהשיג את הייעד העיקרי: מבנים המתוכננים בהתאם לתהליך העבודה, לתרבות הארגונית ומייצגים את תדמית הארגון מבחינה עיצובית ואדריכלית.
מהן הסיבות המחייבות התארגנות מחדש ? במחזור החיים של כל חברה גדולה יש שינויים משמעותיים המשפיעים על צרכי ופריסת השטח. להלן השינויים השכיחים הגורמים לחוסר איזון וחללים ריקים בשטחי הארגון:
הוצאת מחלקות שלמות בעקבות מיקוד חוץ OutSourcing
בעשור האחרון התחזקה המגמה של מיקוד ביכולות הליבה של הארגון וקניית שירותי עזר בחוץ. זה התחיל ממחלקות מחשוב, עבר לייצור ולוגיסטיקה וכיום כל תחום שאינו כלול ביכולת הליבה של הארגון עוזב ומפנה שטח. כל השינויים הללו משאירים חללים ריקים המטופלים באופן חלקי.
שינוי מערך פתוח Open Space
שיטת ישיבה מעוררת מחלוקת ובהחלט יתכן כי החלטה שהתקבלה בעבר לא מקובלת על ההנהלה הנוכחית. עיקר המוטיבציה למעבר לשיטה זו היא תדירות שינויים ארגוניים גבוה ורצון להקטין תקני שטח. הערכות למעבר לשיטת ישיבה זו או ביטול השיטה דורשים הערכות למציאת מבנים מתאימים מכיוון שאין מבנים המאפשרים ניצול אופטימלי של שתי השיטות.
גידול או צמצום רציני באגפים ומחלקות מסויימות
שינויים ארגוניים מתבצעים באופן שוטף, הגידול המואץ מתרכז בתחומים מסויימים . במהלך השנים גדל חוסר האיזון בשטחי החברה. מחלקה שמתרחבת נאלצת לשבת באופן צפוף יותר מהמקובל בחברה כדי לשמור על קשר בין העובדים. מחלקה שמצטמצמת יודעת לספח את השטח שהתפנה להרחבת מרחב העבודה של המחלקה. ככל שגדל חוסר האיזון כך גובר הצורך בתכנון מחדש.
שינוי במוקדי הכח בחברה
לכל ארגון ולכל מנכ"ל מחלקות ואגפים מועדפים. מנהלים עם עוצמה ארגונית גדולה מצליחים לקבל שטח גדול יותר עבור המחלקה שלהם ואפילו מיקום יותר נוח. במהלך השנים משתנה הארגון וחלוקת השטח, צפיפות הישיבה אינה מאוזנת ומערך הישיבה אינו תומך בביצוע מטלות ותפקוד בהתאם לתהליך העבודה.
גידול או פיטורי עובדים מסיבי
ארגון שגדל מגדיל את מצבת כ"א באופן קבוע, משבר כלכלי כמו זה שהתחיל ברבעון הרביעי של 2008, גורם לסבבי צמצומים משמעותי כאשר השטח המתפנה מפוזר בכל המבנים באופן אקראי.
הטיפול השוטף בשטחי החברה מתבצע בלחץ של זמן ללא אפשרות לשינויים משמעותיים בכלל השטח. כל התארגנות ושינוי חלקי מקטינים את נצילות ויעילות השטח. רק ראיה כוללת והערכות לשינוי כללי יאפשרו חסכון משמעותי והגדלת תפוקה.
הבסיס למידע בתוכנית האב לבינוי היא פרוגרמת צרכי השטח והאספקות המרכזת את כל הצרכים הרלוונטים לתכנון ומאפשרת להשוות בין הקיים כיום לבין הצרכים העתידיים. פירוט עם הצגת אופן איסוף המידע בבלוג של מינימקס מהנדסים
את תוכנית האב לבינוי מכין המתכנן הפונקציונלי לבינוי. הגדרת עבודתו מפורטת במאמר
המתכנן הפונקציונלי
http://minimax52.blogspot.co.il/2014/02/blog-post_28.html
מהנדס ראשי במשרד מינימקס מהנדסים המספק ללקוח תכנון פונקציונלי ואדריכלי של: משרדים ושטחי היי טק, אולמות וקוי ייצור, מעבדות, מחסנים, חדרי מחשב, מוקדי שירות, אולמות תצוגה, מוסכים ומגרשי חניה. המשרד יודע ללוות את לקוחותיו החל משלב הגדרת הצרכים למבנה ועד לסיום כל התהליך בשלב אכלוס השטח החדש. ג'וני בכור הוא מתכנן פונקציונלי מנוסה, בוגר אוניברסיטת ת"א. רקע רחב בלימודי המשך בתחומים מגוונים שבססו את ההתמחות העמוקה בנושא.
