אם בעבר עסקו אנשי הנהלת החשבונות בנושאים שבתחום התמחותם בלבד, היום משמשות התוכנות הללו את כל הרבדים של העסק, החל במנהל העסק שיכול לקבל תמונת מצב עדכנית על היבטים פיננסיים של בית העסק שלו, דרך אנשי המכירות שמזינים לתוכנה את העסקאות שהם מבצעים וכלה בעובדים המקבלים באמצעותן צ'קים מדי חודש בחודשו כתשלום שכר חודשי.
אחת הפונקציות החשובות של התוכנות להנהלת חשבונות היא הפקת צ'קים. בדומה לאופן בו מפיקות התוכנות הללו דו"חות בנושאים שונים, טפסים לכל צורך ועוד, הן מפיקות צ'קים באמצעות המערכת, כאשר מתעורר צורך בדבר.
הותיקים שבינינו זוכרים את הימים בהם נדרש כל ספק של העסק לגשת אל מנהל החשבונות הזקן ששלף מן הכספת של המשרד פנקס צ'קים וביד רועדת מילא את הסכום לתשלום, תוך התמקחות אינסופית על המועד בו יפרעו צ'קים אלה. לאחר התשלום מילא מנהל החשבונות את הפרטים במחברות המצהיבות והגדולות, שאיש מלבדו לא מצא בהן את ידיו ורגליו ואשר בעזרתן הוא שלט בכל תזרים המזומנים של העסק.
ובכן, הזיכרונות הללו הם נחלת העבר. הנהלת החשבונות של ימינו היא עסק מתוחכם, המנוהל בדומה לחברת הייטק. כל ההיבטים החשבונאיים של העסק מבוצעים על ידי המחשב וכך כמובן גם הפקת צ'קים. גם פנקסי צ'קים של העסק נעלמו ואם תכנסו למשרד הנהלת חשבונות בעסק מודרני ותבקשו לראות צ'קים של העסק, לא תמצאו דבר. צ'קים בעסקים היום מודפסים רק כאשר יש בהם צורך ואין שום סכנה שאדם לא מורשה יניח עליהם את ידיו.
בואו נתאר אם כן, את האופן בו מופקים צ'קים בעסק בעל הנהלת חשבונות מודרנית ואת כל יתרונותיה של הפקת צ'קים כזו:
כאמור, צ'קים מודפסים בימינו על דפים בדידים בגודל A4 והם אינם מופקים על ידי הבנקים אלא על ידי בית העסק עצמו, או על ידי בית דפוס חיצוני. ניתן כמובן להמשיך ולהזמין פנקסי צ'קים עבור בית העסק בבנקים, אך בכך מאבד העסק את כל היתרונות של הפקת צ'קים באמצעות התוכנות המתוחכמות של הנהלת החשבונות.
צ'קים אלה ניתן להדפיס על נייר סטנדרטי, אך הדפסת צ'קים על נייר בטחוני מבטיחה לעסק הפקת צ'קים שקשה הרבה יותר לזייף. לנייר הביטחוני המיוחד ניתן להוסיף אמצעי בטיחות רבים כנגד זיוף, המביאים לכך שכאשר אנו מדפיסים צ'קים הכוללים את כל אמצעי הבטיחות כנגד זיופים, זיופם יהפוך לבלתי אפשרי כמעט.
תוכנות הנהלת חשבונות בעלות מודול הפקת צ'קים יכולות לרכוש מבתי דפוס מסוימים נייר המותאם באופן מלא למודול הדפסת צ'קים שלהם. נייר כזה מבטיח שההדפסה תתבצע בהתאמה מלאה לנתוני הצ'ק, כגון מיקום פסי התלישה, מיקום שדות המידע וכדומה.
צ'קים שמופקים באמצעות מודול הפקת צ'קים בתוכנות להנהלת חשבונות מוזנים באופן מיידי לתזרים המזומנים של העסק ואינם דורשים כל הזנה נפרדת או חישוב נוסף. כך ניתן בכל נקודה לדעת מה מצבו הפיננסי של העסק, מהן העלויות הקבועות, מתי אמורים להיפדות צ'קים ששולמו לספקים וכן הלאה.
בית העסק שומר אצלו על כל הנתונים אודות צ'קים שהופקו במערכת והנתונים נשמרים לאורך שנים ומאפשרים למנהל העסק לקבל מידע ודו"חות המתארים פרקי זמן ארוכים. מידע זה נחוץ לצורך קבלת החלטות, השוואת עלויות, ניתוח מאפייני העסק ועוד.
לסיכום, תוכנות הנהלת חשבונות שינו הן את מאפייני האופן בו מתבצעת הנהלת החשבונות בעסק והן את האופן בו מפיק העסק צ'קים למטרות שונות.
צ'קים
מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי
כלים שימושיים למאמר: פרסם את המאמר
 הדפס את המאמר
 שלח לחבר
 קישור ישיר למאמר
 פניה לכותב המאמר
 דווח מאמר בעייתי
|
