יישום של פורטל ארגוני

מה זה אינטראנט ?
אינטראנט היא רשת מחשבים פרטית, המתבססת על עקרונות התקשורת באינטרנט. זוהי, למעשה, גרסה קטנה יותר של האינטרנט, שרק לחברי הארגון יש גישה אליה (פורטל ארגוני) .
האינטראנט עושה שימוש בטכנולוגיות של רשת האינטרנט כדי ליצור כלי תקשורת בין עובדים, מחלקות או קבוצות עבודה, ולשפר את יכולת שיתוף המידע בין עובדי הארגון. בד"כ רשתות האינטראנט של ארגונים כוללות גישה לרשת החיצונית, אבל הן חסומות מפני כניסה של גורמים חיצוניים - באופן חלקי או בכלל, ע"פ החלטת הארגון.
למרות שהרבה ארגונים וולונטריים וגופים חינוכיים אימצו את השימוש באינטראנט, עדיין מדובר בכלי שנחשב ליצרני, והוא מזוהה מאוד עם תאגידים מסחריים. קשה אמנם לכמת את הערך הכלכלי שיש בשימוש בכלי האינטראנט (הערכה של החיסכון בזמן ויעילות העברת המידע מול ההשקעה בבנייה ובתפעול היא לא פשוטה), אבל ברור שמדובר בכלי עסקי נוח מאוד, שעלותו פחותה בהרבה מהתועלת שהוא מייצר לעסקים.

למה צריך את זה?
האינטראנט מציע כלי נוח לחברות מסחריות, שמחפשות פתרונות יעילים, מבחינה כלכלית ומבחינות נוספות, להפצת מידע בתוך הארגון, וכן לעובדים, שמחפשים גישה מהירה למידע רלוונטי.
השימוש ב"פורטל ארגוני" מאפשר לחברות להפחית את השימוש במסמכים מודפסים, והעובדים יכולים להגיע לכל מאגרי המידע הרלוונטי ביעילות ובמהירות, בלי "לטבוע בים של ניירת"...
באופן יחסי, ההקמה והתפעול של רשת ארגונית פנימית איננו יקר, והחיסכון בזמן ובאמצעי תקשורת אחרים הוא אדיר - מה שמבטיח החזר מהיר של ההשקעה (החיסכון נובע מירידה בשימוש בטלפונים ובאמצעים יקרים אחרים, הפחתת הזמן שהעובדים משקיעים בהשגת אינפורמציה או בהפצתה, מניעת טעויות שנובעות מ- "קצרים" בתקשורת בין מחלקות שונות וכן הלאה.)
הממשק המשמש את האינטראנט הוא אותו דפדפן סטנדרטי, שבו גולשים ברשת האינטרנט הפתוחה - ולכן, מבחינה זו, אין צורך בתשתית נוספת על זו שממילא הארגון עושה בה שימוש.

מה היתרונות?
1. ההקמה והתפעול השוטף פשוטים, ויכולים להיות מבוצעים ע"י עובד אחד או שניים.
2. עלויות הקמה ותפעול לא גבוהות
3. שימוש בממשקים בינלאומיים וזמינים לכל (מערכות ההפעלה, התכנות, הדפדפנים, השרתים - כולם ממילא זמינים לעובדי החברה, שעושים שימוש ברשת האינטרנט הפתוחה)
4. אפשרות גישה מהירה למידע, ויכולת טובה יותר לקבל החלטות ע"י העובדים
5. בניית מאגר ידע ארגוני ושיתופו עם כלל העובדים

מהם האתגרים?
יישום של כל טכנולוגיה חדשה בארגון היא עניין לא פשוט, שעלול לעורר לא מעט התנגדות פנימית, והסתייגויות. מי שיוזמים, מקימים ומנהלים את הרשת הפנימית חייבים להיות מודעים לקשיים שעלולים להתעורר, ולהתמודד איתם בצורה נכונה - על מנת שהרשת אכן תשרת את ייעודה, ותתרום לחברה.
כמה דוגמאות לקשיים אפשריים:
התלהבות יתר- לרשת האינטראנט ניתן להעלות טקסטים, קטעי אודיו ווידיאו, תמונות... - אפשרויות שעד כה לא עמדו לרשות עובדים, ושמעניקות מידה רבה של יצירתיות. האפשרות להתבטא ולתקשר באמצעים שכאלה יכולה לגרום להתלהבות יתר בקרב עובדים ומנהלים, ועלולה להוביל לשימוש מוגבר ביישומים שונים, שלא באמת תואמים את צרכי החברה, ושמכבידים על השימוש בה. מנהלי הרשת הפנימית צריכים לדעת לאזן נכון את הרצון לביטוי אישי ולהחלפת מסרים נוחה בין העובדים, לבין הצרכים העסקיים של הארגון, והם צריכים לדעת לנווט את זרימת המידע ברשת, כך שלא יהיו תקלות טכניות בזרימת האינפורמציה
חשש מפני חשיפת יתר של מידע- תרבות הניהול העסקי עוברת בשנים האחרונות שינויים מהותיים, אשר אחד מהם הוא אימוץ גישה של שקיפות ופתיחות כחלק מההתנהלות הארגונית. מדובר בשינוי מאוד קיצוני, שלא לכל המנהלים והבכירים קל איתו. במשך שנים, העולם העסקי פעל בקודים של הסתרה, סודיות, חשש מריגול תעשייתי וכד', ורק לאחרונה, התחילו התאגידים וחברות הענק להפנים, שהקודים הללו אינם יכולים להתקיים יותר בעולם עסקי שהופך יותר ויותר דמוקרטי, ושבו חשיפה והעברת מידע היא טריוויאלית, זולה ובלתי נמנעת. תמיד יהיו מנהלים, שלא יחושו בנוח עם העובדה, שרשת האינטראנט מאפשרת לאחרון העובדים להיחשף במהירות ובנוחיות לכמויות אדירות של מידע עסקי. ברוב הארגונים העסקיים מידע עדיין נחשב לכוח, וצריך שהמנהלים ישתכנעו באמת ובתמים, שהענקת הכוח הזה לכלל העובדים בארגון, לא ייפגע בעוצמתם שלהם.
פגיעה בתחרויות הפנימית- בהמשך לנקודה הקודמת, אחת התפיסות של העולם העסקי המסורתי היא שכדי להגדיל את רווחיות העסק, יש לעודד תחרותיות בין עובדים ובין מחלקות. רשת האינטראנט, שמאפשרת החלפת מידע ורעיונות, כמו גם הכרות אישית, יוצרת בארגון תחושה של קהילתיות, שלא תואמת את עידוד התחרותיות. האינטראנט מתגמל על שיתוף ועל העברת אינפורמציה, ויעילותו תלויה בשינוי התפיסה העסקית הקודמת. אם תחרותיות והסתרה ימשיכו להיות חלק מערכי הארגון, יעילות האינטראנט תיפגע, והארגון לא יוכל להפיק מהכלי הזה את המרב.

למרות האתגרים, פורטל ארגוני הוא היום כלי שמשמש יותר ויותר ארגונים וחברות - כי התועלת שבו עולה בהרבה על הקושי.

חלק 2: איך עושים את זה נכון? טיפים להקמת רשת אינטראנט יעילה וטובה.

מקור: http://pluto-group.co.il/viewArticle.asp?artid=105

פלוטו בע"מ, מתמחה בפיתוח, אפיון והקמת אתרי אינטרנט ויישומים שונים ברשת, ומשלבת קידמה וניסיון גם יחד
http://www.pluto-group.co.il

מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי

כלים שימושיים למאמר: