העברת תהליכי העבודה לתוך ה וויקי יכולה להוות קפיצת מדרגה משמעותית לארגונך. הוויקי יכול לשמש אותך כזיכרון ארגוני קצר טווח (מעבר ליכולתו להיות פלטפורמת שימור ידע ארוכת טווח) מתקדם, דרכו האנשים מסוגלים לפתח דיונים טובים יותר, איכותיים יותר ומזוקקים יותר לאורך זמן. הוויקי, כתשתית לקידום מטרות הארגון דרך קהילות ידע, תגרום לעובדים בארגונך להיות יותר יעילים, גם איכותית וגם כמותית, לאורך זמן. אך אל לך לבלבל את הוויקי עם הוויקיפדיה. בארגון שלך, ישנם מנופים חזקים הרבה יותר שנועדו לגרום לאנשיך לבצע ניהול ידע על בסיס הוויקי.
אם כן, מהי המוטיבציה ליצור קהילת ידע? לפני שאנסה לענות על השאלה אני חייב לציין שלא תמיד ברור לכולם מהי מטרתו של ניהול הידע בארגון. לא משנה מה יגידו לכם, בסופו של יום, אין שום הצדקה לבצע תהליך ניהול ידע בארגון באם מהלך זה אינו מקדם
באופן ישיר את מטרות הארגון. אם כן, אנסה לענות על שאלתי הראשונה. אתחיל בהגדרה לקהילת ידע: קבוצת אנשים עם מכנה משותף, שמקיימת דינאמיקה קבועה בינהן, במהלכה היא מייצרת ידע ערכי לארגון. ובכן, המוטיבציה של הארגון ליצור קהילות ידע מורכבת מהדברים הבאים:
• השיתופיות יוצרת השלמה למבנה הארגוני הפורמאלי וכך נוצרים רבדים נוספים של שיתופי פעולה פנים ארגוניים - סוג של מטריצה רב מימדית בה כל אינדיבידואל/צוות בארגון יכול לייצר שיתוף ידע עם אינדיבידואל/צוות אחר.
• שבירת חסמים ארגוניים טבעיים ויצירת סינרגיה
• שיתוף ידע סמוי ע"י דינאמיקה בינאישית יצירת סביבה תומכת ביצירתיות וחדשנות
הפרויקט כדיון בהילוך איטי למעשה, אם ניקח פרויקט טיפוסי, נראה שהוא בעצם צבר של דיונים רבים, בין אנשים שונים. בכל פרויקט משתתף מעגל פנימי וקטן של אנשים, וככל שהפרויקט מתקדם, כך גדל המעגל. לאורך התקדמות הפרויקט, מעגל אנשים זה משתף ידע בינו ובין עצמו ומהווה קהילת ידע לרוב הנושאים המקצועיים בפרוייקט. שיתוף הידע יכול להתבצע ע"י העברת מיילים, ביצוע מפגשי פנים אל פנים, שיחות ועידה וכו'. גם המסמכים, המצגות ואבי הטיפוס שהעובדים מייצרים הם תוצר ישיר של אותם דיונים. אותם מסמכים, מצגות ואבי טיפוס הם התוצרים לאותו דיון ארוך, מורכב ומתמשך שמטרתו לאתר את המידע, לזקק אותו ולהביא אותו למצב שבו הוא מקדם את הפרויקט.
בארגונים, שלא כמו באינטרנט, התרבות הארגונית שולטת שלא כמו בוויקיפדיה הציבורית, העובדים בארגון מכירים מצוין אחד את השני ובתפקידם אחראיים להזין סוגים שונים של מידע. יש כאלה האחראיים על המסמכים המקצועיים, אחרים על תכנון הפרויקט, ישנם אלה שאחראיים להזין לקחים ותחקירים וכיוב'. בוויקיפדיה, נהוג שאין אף אחד שהוא בעל הדף, ההפך הוא הנכון - מעודדים לשנות ואף למחוק דברים שכתבו אחרים, וזאת במטרה שערך הוויקיפדיה יהיה אמין ככל הניתן. בחברות מסחריות, לעומת זאת, לא כך הדבר. לפרויקט מוגדר יש מנהל פרויקט שאחראי על הפרויקט ומקבל את ההחלטות לגבי אופן ניהולו והתקדמותו. לכל חלק בפרויקט ישנו אותו ראש צוות או מוקד ידע רלוונטי שאחראי למלא את החלק שלו בוויקי. בארגון, לכל משימה מוצמד שם, וכתוצאה מכך עריכת התוכן בוויקי מקבלת חשיבות הרבה יותר גדולה מאשר בוויקי ציבורי. אמנם, אדם לא יחזיק דף וויקי אישי, אך עם הזמן, ככל שחשיבותו בארגון תגדל כך גם חשיבותו של הוויקי שלו באותו ארגון. התוכן עדיין יהיה פתוח לעריכה ולשיחה עליו, אך האדם שאחראי על אותו הדף, עדיין יהיה אחראי על המשימה כמובן. במצב זה נכנסים שיקולים של מקצועיות, יוקרה ומידת התרומה שלך כאינדיבידואל לארגון. תחת התנאים האלה הגאווה של העורך (לתכניו) חשובה יותר מאשר סתם לערוך ערך וויקי תחת זהות אנונימית, ולאנשים באמת אכפת מה הם מזינים לוויקי ומהי מידת חשיבותם בעיניי אחרים בהתאם למה שהם מזינים בוויקי. התרבות הארגונית שולטת.
תן לוויקי לעשות בשבילך את עבודת הזיכרון אם כן, הערך האמיתי של הוויקי הוא לא להחליף את הדיונים, אלא לזכור אותם. לזכור אותם בצורה טובה הרבה יותר מאשר בראש, על נייר או במסמך. לזכור אותם בצורה כזאת שתהיה קלה לארגון ולשליפה (סימונים, לינקים, חיפוש) ושניתן יהיה לעשות בתוצרים שלהם שימוש (העתקה, הרחבה) עבור האנשים הרלוונטיים בזמנים הרלוונטיים. דיוני עבודה מלאים במידע ובהקשר של אותו מידע לפרויקט/ים. לפעמים ההחלטות המתבצעות בקבוצה נלקחות על בסיס הפרטים הקטנים ביותר, אחרי שיחות וויכוחים ארוכים. ברם, ללא תיעוד מספק, שלל הפרטים במידע וההקשר שלו באותה החלטה נשחקים לאחר תקופה לא ארוכה, מה שעלול להביא את הקבוצה לוויכוחים חוזרים ולאיבוד זמן עבודה יקר. אחרי יום מלא דיונים, זוכרים בד"כ רק את הדברים הבולטים, בעוד שהפרטים נשכחים מאיתנו כבר באותו יום עבודה. ע"י וויקי, ניתן לשחזר כל פרט ופרט מהדיון, לא חשוב אם זה היה אתמול או לפני שלושה חודשים. ואם אותו רעיון רלוונטי פתאום אחרי שלושה חודשים, לא צריך "להמציא את הגלגל מחדש", אלא כל פרטי הדיון והוויכוחים והסיבות למה הוחלט כך ולא אחרת נמצאים כבר שם. השתמש בוויקי על מנת לעזור לזכור. השתמש בו על מנת להגביר את החשיבות והרלוונטיות של הפרויקטים שלך. שתף בו אנשים רלוונטיים ותנסה לקבל פידבקים בתוך הוויקי מהאנשים הרלוונטיים לפרויקט. והכי חשוב - השתמש בו כחלק מהמאמץ הכללי לקדם דברים בארגונך.
