בעבר, עסקים נאלצו לחייב לקוחות בעזרת הפצה של חשבוניות. התהליך הוא ארוך, יקר, ודורש משאבים מהעסק. בימינו אפשר לבחור במערכת בילינג שמבצעת את התהליך בצורה אוטומטית ומתאימה לעסקים עם קהל לקוחות קבוע.
פעולת הסליקה וחיוב הלקוחות מתבצעת בתום כל חודש. התהליך הוא ארוך ומתיש, דורש מהעסק משאבים של ימי עבודה מרובים וגם סיכון להתמודד עם טעויות בחיוב. חוץ מכך שהעסק מתמודד עם נושא שהוא לא מרכז עניינו, ישנן עלויות גבוהות הנלוות לתהליך ומסוגלות להגיע למאות ואפילו אלפי שקלים בחודש – בשביל הפקת חשבוניות, כמו גם הדפסה ושליחה בדואר. במידה ובית העסק גדול יותר, כך תהליך הסליקה נהפך ליקר ומורכב יותר.
באמצעות שימוש במערכת בילינג לעסקים קטנים ובינוניים עם קהל לקוחות קבוע (כגון: משרד עורכי דין, מועדון ספורט, מרכזי חוגים וכו'), הם יכולים להתמקד רק בעיסוקם העיקרי, לקבל בזמן את התשלומים וליהנות מחיסכון משמעותי בזמן וכסף.
משתלם להשתמש במערכת בילינג
ניכר כי ישנה עלייה משמעותית בתקופה האחרונה של התייעלות מערכת החיובים בקרב חברות גדולות (כדוגמת חברות התקשורת) הכוללת מעבר לחיובים אוטומטיים, שבאמצעותם שולחים את החשבונית במייל בעזרת חתימה אלקטרונית. מדובר ב"מערכות בילינג" (Billing) שנועדו במיוחד לחברות ענקיות שהפנימו את היתרונות המשמעותיים של המערכות. מבחינה כלכלית, ניכר חיסכון מהותי בעלויות ובזמן של העסק. המעבר לעידן האלקטרוני מספק גם יתרון לשמירה על איכות הסביבה, מפני שחוסכים בדפי נייר שנועדו לשליחת החשבונית, ובמקום זאת משתמשים בחשבונית ממוחשבת דרך המייל.
פרט מפתיע הוא שמערכת ניהול חשבונות ומערכת ה- ERP שבעצם פותחו לעסקים קטנים ובינוניים – לא מספקות תמיכה בשרות מסוג זה, וגורמות לעסקים להשקיע זמן ומשאבים רבים בסליקת כרטיסי אשראי ופעולת חיוב הלקוחות. אם כן, מערכת הבילינג מיועדת ויעילה לעסקים שיש להם בסיס של קהל לקוחות קבוע (כמו מרכזי חוגים, מועדוני ספורט וכו'), ופחות עבור עסקים עם לקוחות מזדמנים או עסקאות בהיקפים משתנים.
כיצד עובדת מערכת הבילינג?
זוהי מערכת שהיא בעצם מודול לביצוע סליקת כרטיסי אשראי ושליחה של החשבוניות באופן אוטומטי דרך המייל. לעומת מערכת ERP, המודול הזה צריך לעבוד יחדיו עם מערכת ניהול החשבונות. שיטת העבודה קלה להבנה: מבצעים את החיוב ביום המיועד באמצעות המערכת שמבצעת סליקה אוטומטית של הלקוח בהתאם לכל החיובים שהוא צבר במשך החודש, כשהמודול מקבל את נתוני הפעילות מהמערכת לניהול חשבונות. המערכת תפיק חשבונית מס אלקטרונית כשיבוצע החיוב, ותשלח אותה למייל הלקוח באופן אוטומטי, כשמצורפת חתימה דיגיטלית. בזכות החתימה הדיגיטלית ישנו תיעוד אלקטרוני שהמסמך שלם, מקורי, ולא ניתן לבצע בו שום שינוי.
למשל, במידה ויש 600 לקוחות לעמותה העוסקת בגיוס כספים (100 תורמים מזדמנים, ו-500 תורמים קבועים שמפקידים כל חודש סכום קבוע), העמותה נדרשת לשלוח באופן פרטני כל חשבונית, גם אם עושים שימוש בתוכנת ניהול חשבונות או מערכת ERP, והיא נאלצת להיכנס לתהליך השואב ממנה זמן, כסף ומשאבים רבים. אף על פי שמערכת בילינג לא יכולה לטפל בכל הלקוחות (אי אפשר לטפל במאה לקוחות מזדמנים), היא מטפלת במרבית הלקוחות (500), חוסכת לעסק זמן יקר, ומונעת את האופציה לטעויות בחישוב שפוגעות בעסק הן מבחינה כלכלית והן מבחינת מוניטין. במקום הזמן שהיו מוציאים על טיפול בחיובים, אפשר לתעל את הזמן והמשאבים לגיוס לקוחות חדשים והגדלת הכנסות העמותה.
חן נאמן
מנהל
איזיקארד - סליקת כרטיסי אשראי
מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי
כלים שימושיים למאמר: פרסם את המאמר
 הדפס את המאמר
 שלח לחבר
 קישור ישיר למאמר
 פניה לכותב המאמר
 דווח מאמר בעייתי
|
