בבואנו לקיים ולתכנן אירועים עסקיים ; כנס, גיבוש לעובדים, אירוע השקה, הרמת כוסית או כל פעילות מהנה אחרת, כמו בכל דבר בעולם העסקים, אנו נדרשים להחליט על תקציב לאירוע. בין אם מדובר באירועים עסקיים בתקציב קטן, גדול או בינוני, מרגע שנקבע התקציב תקבענה החלטות חשובות ורבות על-פיו. המפתח לאירוע מוצלח הוא החלטות נכונות ובדוקות. כיצד ניתן להתנהל באופן נבון מול תקציב נתון? אספנו עבורכם את הנקודות אשר כדאי להתייחס ולבדוק אותן, הנוגעות לכל מי שידו באירוע ואף טבלת סימון מפורטת למעוניינים שניתן וכדאי לעשות בה שימוש בארגון כנסים ואירועים עסקיים כלשהם. השוואת מחירים - זהו הכלל הראשון בזכותו תוכלו לקבל את מירב התמורה עבור התקציב לאירוע, וראשית נתייחס להוצאה הגבוהה ביותר - מקום לאירוע. מרכזי כנסים, אולמות לאירועים וגנים המספקים את הארוחות והשירות לרוב זולים יותר מאשר אלה המציעים את השכרת המקום בלבד והזמנת שירותי קייטרינג חיצוניים. כל זאת כמובן בהתחשב בפרמטר החשוב - טעמו של האוכל. לפגישה מול מנהל השיווק מטעם מרכז הכנסים, האולם או הגן, כדאי להגיע עם כלי כתיבה. לאחר שתשמעו אודות המחיר (ותבררו לגבי כל הפרטים החשובים לכם, על פי קהל המשתתפים), רשמו את הפרטים המדויקים;* האם המחיר כולל בתוכו מערכת הגברה, מיקרופון לשאת דברים, מקרן שקופיות, במה או עזרים נוספים? האם ניתן לקבל את השירות על-ידי ספק מטעם המקום או ספק חיצוני? במידה ומדובר בספק חיצוני או ספק מטעם המקום, הרי שמשמעות הדבר היא תשלום נוסף אותו עלינו לחשב במסגרת התקציב. * מהי עלות של שכר מלצרים? האם המחיר כולל זאת? * פעמים רבות נלך לראות מקום שיהיה מעוצב על-ידי מעצב מקצועי, דבר הכרוך בתשלום נוסף. בקשו לראות תמונות של המקום ללא עיצוב ובמידה והנכם מעוניינים בעיצוב בדקו את המחיר אצל גורמים חיצוניים והאם ניתן להשתמש גם כאן במעצב פרטי שתשכרו את שירותיו. * האם ישנה שעת סיום? מהו התשלום עבור כל שעה נוספת?* האם המחיר כולל שירותי אבטחה?מרצים ומנחי סדנאות - בפגישה עם מרצה או מנחה סדנאות כדאי לברר ולרשום לפניכם את הפרטים הבאים;* מהו משך ההרצאה? *האם מתבצעת עבודת הכנה שבמהלכה המרצה מגיע לפגישות בארגון טרם ההרצאה והאם היא כרוכה בתשלום נוסף? * מהם העזרים הנדרשים למרצה לטובת ההרצאה? האם עזרים אלה, כגון לוח, מקרן, מחשב ועוד. במידה ויש להשכיר עזרים אלה יש לקחת את הדבר בחשבון. יום טיולטיול מוצלח כולל בתוכו פעילויות רבות; מסלול רגלי, עצירה למנוחה, ביקור באתרים, אטרקציות, ארוחות ועוד. פעילויות אלה כמובן כרוכות בתשלום. דרך מצוינת לחסוך במקרה זה היא פניה למדריך טיולים מוסמך, תוך הצגת התקציב ובקשה לקבלת תוכנית מגוונת. שתפו אותו בימי הגיבוש והטיולים שכבר ערכתם, ספרו מה הייתם רוצים לשנות ולחדש לעומת השנים הקודמות, באילו פעילויות נהניתם יותר ובאילו פחות. מדריך טיולים מנוסה ומקצועי, לאחר בדיקה קצרה, יוכל להציע לכם מגוון אלטרנטיבות שונות ומעניינות. הגעה למקום האירועכאשר מדובר בטיול משותף לעובדי ומנהלי החברה, ההגעה למקום כלולה בתקציב שאנו מוסרים למדריך הטיולים. כאשר מדובר בכנס, יום הדרכה, יום עיון או השתלמות, עלות זו צריכה להיות מחושבת בתוך התקציב הקיים. דרך לחסוך בעלות ההגעה היא התארגנות בהגעה משותפת ברכבי חברה, אולם הדבר הופך להיות מסובך כאשר מדובר ביותר מאשר כמות קטנה של משתתפים ובמקרה זה כדאי להשתמש בשירותיהן של חברות הסעה. מלבד השוואת המחירים הכה חשובה, כדאי לפנות אל חברות הסעה הסמוכות למקום המרוכז שממנו תבחרו לצאת.חידושים ופרטים נוספיםחידושים המקלים על ביצוע הכנס או המהווים חידוש מעניין ונחוץ עבור המשתתפים בכנס, שלא בפעם הראשונה, צצים מדי יום. אוהלים והצללות, תגי שמות המודפסים במקום לבאי הכנס במקום, במות וקונסטרוקציות מיוחדות ועוד ועוד... כל אלה כרוכים כמובן בתשלום - התעניינו ובדקו ושוב- השוו את המחירים והתמורה בין הספקים. לאחר שאספתם את כל המידע, המחירים, הסייגים לגבי נותני השירות והספקים השונים העתידים להשתתף באירוע, יהיה זה פשוט לחזור, למדוד ולבחור בבחירות הנכונות והמוצלחות ביותר עבור אירועים עסקיים בחברה שלכם.
דקלה רווה כתום סטודיו אינטראקטיב המדריך לאירועים עסקיים
מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי
כלים שימושיים למאמר: פרסם את המאמר
 הדפס את המאמר
 שלח לחבר
 קישור ישיר למאמר
 פניה לכותב המאמר
 דווח מאמר בעייתי
|
