טלמיטינג- איך עוברים את המזכירה

הרבה נתקלים בקושי הגדול לעבור את המזכירה למטרת שיחה עם המנכ"ל כדי לתאם פגישה, כשאני אומרת הרבה נתקלים הכוונה גם למוקדנים, גם לטלפנים, גם לאותם בעלי עסקים שעושים את השיחות בעצמם.

לרוב המזכירה מקבלת הוראות לא להעביר כל שיחה, אפילו שמענו במקומות מסוימים היא מקבלת "תמריצים" על כך שהיא מצליחה לסנן שיחות של טלמרקטינג / טלמיטינג.

בעלי עסקים עוזרים אומץ רב להתחיל עם שיחות ללקוחות פוטנציאלים ומתייאשים מאד מהר מכוון שמקבלים המון תירוצים לדחיית השיחות "תתקשר אחרי החגים יש עומס", "אין לנו צורך", "כבר יש לנו" ועוד...

במקרה של נציג טלפוני שזו עבודתו כל המשמרת גם הוא לפעמים חש ייאוש ומקבל תחושה שהמזכירות שייכות לעם מיוחד...

איך אנחנו עובדים מה אנחנו ממליצים:

1. לומר שלום בצורה יפה, זה טרויאלי לכולם, לציין את שמך ומהיכן מדברים.

2. יש לגעת בליבה של המזכירה ולבקש את עזרתה תוך כדי חיוך גדול שזה בסדר אם היא רק תנסה.

3. לשאול אותה מיד 2-3 שאלות ממוקדות זה מאד מבלבל אותה. אם אין לה זמן באמת היא תבקש בצורה יפה שנתקשר אליה יותר מאוחר באותו היום. מה השגנו בזה? היא כבר בצד שלנו, היא ממש רוצה לעזור אם זאת עסוקה כרגע, אז נתחשב בה ובזמנה היקר ונתקשר במועד שביקשה היא בטוח כבר תרצה לעזור...

4. נכון שאנחנו מבקשים את עזרתה ומגייסים אותה אלינו בכל זאת לעולם לא לספר לה למה באמת אנו מתקשרים - עדיף לפעמים להתקשר שוב בשעות אחרות אולי אחרי שהיא הולכת, ואם כבר משאירים הודעה אנחנו ממש לא בטוחים שהיא בכלל תעביר את ההודעה לבוס שלה.

5. כאשר כבר שכנענו אותה להעביר את הבוס שלה אבל הוא בטלפון, לבקש להמתין גם אם זה כמה דקות טובות וארוכות.

6. לדבר ביטחון ולשדר אמינות לשלוט בחומר בצורה טובה כדי שזה לא ישמע שמדברים ממחלקת טלמיטינג (לפעמים השיחות שמקבלים מחברות תקשורת / ביטוח נשמעות כל כך סדרתיות וכל כך מורגש שהטלפנים לא מקשיבים בכלל לצד השני)

7. כאשר המזכירה השתכנעה והחליטה להעביר לבוס שלה את השיחה והוא מתחיל לשאול אותה שאלות לפני שהוא מקבל את השיחה, לבקש לשוחח איתו באופן אישי ולהסביר שרצוי שכך כדי למנוע "טלפון שבור" ומידע לא ברור לעובר אליו.

8. כבר אמרתי שצריך להיות בקיא בחומר ולהכין מראש תשובות לכל שאלה של המזכירה או הבוס שלה?

9. לעשות סימולציות לפני ביצוע השיחות כדי לחזק את המעבר מול המזכירה המסננת.

בכל זאת לא הצלחתם לעבור את המזכירה?

- נסו להתקשר כאשר המזכירה כבר יצאה הביתה והבוס נשאר עדיין במשרד.

- רצוי וכדאי לנסות ולהתקשר בשעות לא רגילות במהלך היום.

- ניתן ורצוי להשאיר הודעה מעניינת כדי שהמנכל יחזור אלינו במהרה.

- שקרים לבנים במקרה זה תמיד מתקבלים. אם זאת זכרו כאשר מדברים עם איש המפתח הרצוי לומר אך ורק אמת !!!

- כדאי מאד לנסות כל דרך אפשרית להגיע לנייד של המנכ"ל, דרך זו מניבה תוצאות איכותיות וישירות.

- כדאי לא "לחשוף את כל הקלפים".

בהצלחה !

שרית גורן רצבי – WE DO 4 U

אנו עושים עבורכם, את מה שאתם רק חושבים לעשות. שירותים לעסקים במיקור חוץ