במאמר הבא אפרט על ההבדלים בין קופה רושמת, ממוחשבת, ותוכנה לניהול. לאחר בחינת צורך העסק שלכם, ובחינת אפשרויות המכירה והניהול השונות - תוכלו להגיע לבחירה מתאימה שתשביע את רצונכם.
קיימות בשוק בארץ קופות רבות מסוגים שונים אשר מספקות מענה מעולה לעסקים שיש להם צורך בניהול העסק, בקופה רושמת או עמדת מכירה מסוג אחר. בחלוקה גסה, הקופות מתחלקות לשני סוגים עיקריים: קופה רושמת וקופה ממוחשבת. בנוסף, ישנה תוכנת ניהול שמסייעת בניהול העסק.
קופה רושמת
מיועדת לרוב לעסקים קמעוניים ומאפשרת ניהול בסיסי של העסק בכך שהיא מאפשרת גביה של תשלום והנפקת קבלות וחשבוניות ללקוחות העסק. בדרך כלל, מכירת המוצרים מתבצעת ללקוחות מזדמנים. במידה והמכירה אינה כזו, אי אפשר לשייך מכירה ללקוח, אלא רק למוצרים. ישנן קופות רושמות ברמה גבוהה יותר שניתן להפיק בהן גם דוחות מלאי בסיסיים וחיתוך מכירות לפי סוגי פריטים. כלים חשובים אינם קיימים בקופה זו, כמו: מעקב אחר לקוחות, כלי שיווק תזכור וניהול מכירות. לרוב, מדובר בקופה מבוססת חומרה בעלת תוכנה צרובה שלא ניתנת לשינוי, ובמקרים נדירים לעדכון. הקופות הרושמות מיועדות לעבודה בעמדה בודדת, ובמידה וקיים צורך בעוד עמדה, יתקינו קופה עצמאית בכל עמדה. אין קשר כלשהו בין הקופות, ולא ניתן להפיק דוחות מאוחדים שיאחדו בין הנתונים אשר בוצעו בקופות השונות. חשוב לציין שישנם כלים רבים שאינם קיימים בקופה הרושמת, אך ניתן למצוא אותם בתוכנות ניהול שונות.
קופה ממוחשבת
היא נחשבת לדור המתקדם של הקופה הרושמת. הקופה הזו מבוססת מחשב לכל דבר, אך שומרת בדרך כלל על מראה שמתאים לעמדת מכירה, ואפילו מזכיר במקצת את הקופה הרושמת. הקופה הממוחשבת מאפשרת עבודה ברשת, כך שבמידה ונוצר צורך במספר עמדות מכירה - יש לסוגיה זו מענה ומגוון אפשרויות פעולה. בין האפשרויות ישנו דגש גדול על ניהול מוצרים, ניהול מלאי, מבצעים והנחות. עמדות המכירה מיועדות לנציגי מכירה שמשרתים לקוחות, ומטרתם היא בעצם ליצור מצב של מינימום זמן של טיפול בלקוח. לכן, רמת התיעוד המוקשחת מאוד משאירה מקום קטן מאוד לטעויות. כמעט ואין אפשרות לתיעוד בטקסט חופשי, ומכירות מתמשכות של לקוחות אשר ביצעו רכישה אחת של שירות או טיפול מתמשך גם אינו אפשרי. הסיבה היא משום שעמדת המכירה מתוכננת למכירה של מוצרים או שירותים מהמדף באופן כזה שהלקוח משלם, מקבל והולך. בקופה זו רמת התיעוד האפשרית מאוד מוגבלת משום שהכול נלקח מבנקים שמוכנים מראש, וכרטיס הלקוח מיועד לרישום של פריטים בלבד, ולא לתיאור של טיפול, התקשרויות, או כל מידע אחר.
ניתן לומר שהליבה של הקופה (ממוחשבת או רושמת) סובבת בעיקר סביב פריטים שנמכרים ומסמכים חשבונאים שמופקים, בנוסף לכל הדוחות הנלווים לכך.
תוכנת ניהול
מטרתה העיקרית היא כמובן ניהול. קיימות תוכנות לצרכים שונים: תוכנה לניהול מרכזי ספורט, תוכנה לניהול מרפאה, תוכנה לניהול מכוני קוסמטיקה ואסתטיקה ועוד. כמו שבקופות - עיקר המידע מתמקד בפריט (כמה פריטים נמכרו, באיזה מכיר, מאיזה יצרן וכו'), בתוכנת הניהול עיקר המידע סובב סביב הלקוח. התוכנה תאפשר לאסוף מקסימום מידע על הלקוח, כגון: הפרטים האישיים שלו באופן מלא, כולל כתובות טלפונים, העדפות, ממליצים, שירותים בהם הוא התעניין, הצעות מחיר קודמות אשר קיבל, מחירון אליו הוא משויך, התקשרויות אשר התקיימו איתו, ובנוסף, אפשרות לתיעוד של מסמכים רלוונטיים - צילומים רלוונטיים וכל מידע נוסף חשוב אשר ישמש את העסק. ההבדל המהותי והחשוב הוא שבעזרת תוכנת הניהול אפשר לנהל תהליכים עסקיים.
דוגמה ליתרון בתוכנת הניהול: בעסק של מכון פיזיותרפיה פרטי
יש למכון עניין תמידי להגדיל את כמות הלקוחות שלו, לספק טיפולים ולנהל אחריהם מעקב, תיעוד ורישום, וגם לגבות עבורם תשלום. כאשר לקוח מגיע למכון פיזיותרפיה, בדרך כלל קובעים לו סדרה של טיפולים, עליהם ירצה המכון לנהל מעקב. במידה ואלו טיפולים שיש השתתפות מצד קופת החולים או כל גוף ביטוחי אחר - המכון ידווח לגוף (אחת לחודש) את מספר הטיפולים שקיבל הלקוח, וברוב המקרים ידרוש על כך תשלום מאותו גוף. כל ניהול התהליך הזה אינו מתאפשר בקופה ממוחשבת, ובוודאי שלא בקופה רושמת. יתרה מכך, בדרך כלל, כל נושא השיבוץ וזימון התורים אינו קיים כלל, או שקיים לעיתים באופן חלקי בקופות הממוחשבות השונות.
בנוסף, אפשר ליהנות משימוש בתוכנות ניהול מתקדמות גם לצורך בדיקת אפקטיביות של פרסום מסוים. בעזרת תיעוד פשוט אפשר לבחון כמה אנשים הגיעו מאותו פרסום. מתוך אותם אנשים - כמה סגרו עסקאות או ביצעו בפועל רכישה של מוצרים או שירותים, וכמה הכנסות ישירות יצר בעצם הפרסום. מובן שיש לפרסום גם אפקט עקיף, אך הוא קשה יותר למדידה.
לסיכום,
עסק המעוניין לאתר את הפתרון שמתאים ביותר לניהול העסק שלו צריך לבדוק עם עצמו מספר דברים: מהם התהליכים אותם הוא מעוניין לנהל? כיצד הוא רוצה לבחון בסוף כל חודש את התוצאות העסקיות שלו? האם הוא בחר אמצעי שיעמיד לרשותו את הכלים המתאימים לבחון את התהליכים והתוצאות, ולקבל החלטות כיצד לשפר את אותם ביצועים?
עידן פולמן הנו מנתח מערכות מידע, רוכב אופניים, ממייסדי ובעלי חברת רפיד אימג' בע"מ המתמחה בתוכנות לניהול מרפאות
מקור המאמר: www.Articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי
כלים שימושיים למאמר: פרסם את המאמר
 הדפס את המאמר
 שלח לחבר
 קישור ישיר למאמר
 פניה לכותב המאמר
 דווח מאמר בעייתי
|
